Excel আর Google Sheets — সেল, সূত্র আর ফাংশন

১ · স্প্রেডশিট কী — জীবন্ত হিসাবের খাতা

পাড়ার মুদি দোকানের করিম চাচার কথা ভাবুন। প্রতিদিন রাতে তিনি লাল মলাটের খাতায় হিসাব লেখেন — কোন জিনিস কতটা বিক্রি হলো, দাম কত, দিনের মোট কত। একদিন খেয়াল করলেন, সকালে চালের দাম ভুল লিখেছিলেন। এখন সেই লাইনের মোট, পাতার মোট, আর মাসের মোট — তিন জায়গায় কেটে আবার যোগ করতে হবে। একটি সংখ্যার ভুল, আধা ঘণ্টার কাজ।

এখন ভাবুন এমন একটি খাতা, যেখানে আপনি শুধু লিখে রাখেন “এই ঘরের মান = দাম × পরিমাণ”, “পাতার মোট = ওপরের সব ঘরের যোগফল”। দাম বদলালেই খাতা নিজে থেকে সব মোট নতুন করে হিসাব করে ফেলে। এই খাতাই স্প্রেডশিট (spreadsheet). Microsoft Excel আর Google Sheets এর সবচেয়ে পরিচিত দুটি প্রোগ্রাম; বিনা মূল্যের LibreOffice Calc-ও একই কাজ করে।

খাতার ভাষা — workbook, worksheet, সেল

Excel-এর একটি ফাইলকে বলে workbook (বই) — এক্সটেনশন সাধারণত .xlsx. একটি বইয়ের ভেতরে থাকে এক বা একাধিক worksheet (পাতা) — নিচের দিকে ট্যাবে নাম দেখা যায়: Sheet1, Sheet2… একটি পাতা দেখতে ছকের মতো। ওপর থেকে নিচে যায় কলাম (column), নাম অক্ষরে: A, B, C … Z, তারপর AA, AB … । বাঁ থেকে ডানে যায় সারি (row), নাম সংখ্যায়: 1, 2, 3 … । একটি কলাম আর একটি সারি যেখানে মেলে, সেই ছোট্ট ঘরটিই সেল (cell).

এই আসন নম্বরকে বলে সেলের ঠিকানা (cell address বা cell reference). কলাম B আর সারি 3 মিললে ঠিকানা B3. পাশাপাশি কয়েকটি ঘর একসাথে বোঝাতে লেখা হয় প্রথম আর শেষ ঘরের ঠিকানা, মাঝে কোলন — একে বলে রেঞ্জ (range). B3:D10 মানে B3 থেকে D10 পর্যন্ত আয়তাকার এলাকার সব ঘর — ৩টি কলাম × ৮টি সারি = ২৪টি ঘর।

যে ঘরটি এখন বাছাই করা আছে (চারপাশে মোটা সবুজ দাগ), তাকে বলে active cell. তার ঠিকানা দেখা যায় বাঁ দিকের ওপরের Name Box-এ, আর ভেতরের লেখা বা সূত্র দেখা যায় পাশের লম্বা formula bar-এ। মনে রাখুন — ঘরে যা দেখছেন, আর ঘরে আসলে যা আছে, সবসময় এক নয়।

২ · ডেটা ঢোকানো — সংখ্যা, লেখা, তারিখ আর ফরম্যাট

একটি ঘরে ক্লিক করে টাইপ করুন, তারপর Enter (নিচের ঘরে যাবে) বা Tab (ডানের ঘরে যাবে)। ভুল হলে ঘরে দাঁড়িয়ে F2 চাপুন বা ডাবল-ক্লিক করুন — ভেতরের লেখা সম্পাদনা করা যাবে। শুধু টাইপ শুরু করলে আগের লেখা পুরোটাই মুছে নতুন বসে; Esc চাপলে সম্পাদনা বাতিল। Delete ঘর খালি করে, কিন্তু ঘরের ফরম্যাট রেখে দেয়।

প্রতিটি ঘরের একটি “ধরন” আছে

আপনি যা টাইপ করেন, স্প্রেডশিট নিজে অনুমান করে সেটি কী ধরনের ডেটা. এই অনুমান বেশিরভাগ সময় ঠিক হয়, কিন্তু যখন ভুল হয় — তখনই ঝামেলা।

AutoFill — টেনে আনলেই সিরিজ

বাছাই করা ঘরের নিচে-ডান কোণে একটি ছোট্ট বর্গ থাকে — fill handle. এটি ধরে নিচে বা ডানে টানলে AutoFill কাজ করে:

• January লিখে টানুন → February, March … নিজে থেকেই আসবে। Sat লিখে টানলে Sun, Mon …
• 1 আর 2 দুটি ঘরে লিখে দুটোই বাছাই করে টানুন → 3, 4, 5 … (শুধু 1 লিখে টানলে সব ঘরে 1 আসে — Excel ধাপ বুঝতে দুটি উদাহরণ চায়)। রোল নম্বর বসানোর সবচেয়ে দ্রুত উপায়।
• সূত্র লেখা ঘর টানলে সূত্রটি কপি হয়, আর ঠিকানাগুলো সারি অনুযায়ী বদলে যায় — এটিই এই পর্বের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কৌশল (অংশ ৪)। পাশের কলামে ডেটা থাকলে fill handle-এ ডাবল-ক্লিক করলে ডেটার শেষ সারি পর্যন্ত একবারে ভরে যায়।

Number format — একই সংখ্যা, আলাদা চেহারা

একটি ঘরের number format শুধু ঠিক করে সংখ্যাটি দেখতে কেমন হবে; ভেতরের মান বদলায় না। ঘর বাছাই করে Ctrl+1 চাপলে Format Cells বাক্স খোলে (Google Sheets-এ: Format → Number).

• তারিখ বাংলাদেশি ঢঙে: আমরা লিখি দিন/মাস/বছর। কিন্তু কম্পিউটারের Windows-এর অঞ্চল (Region) যদি United States থাকে, 05/03/2026 লিখলে Excel পড়বে “৩ মে”! তারিখ লেখার আগে Windows Settings → Time & language → Language & region-এ অঞ্চল ঠিক আছে কি না দেখুন, অথবা 5-Mar-2026-এর মতো দ্ব্যর্থহীন রূপে লিখুন, তারপর ফরম্যাট দিন dd/mm/yyyy. আজকের তারিখ এক চাপে: Ctrl+;.
• শতাংশ: ঘরে সরাসরি 15% লিখলে ভেতরে বসে 0.15 — হিসাবে সেটিই সঠিক। কিন্তু আগে 15 লিখে পরে % ফরম্যাট দিলে দেখাবে 1500%.
• দশমিক ঘর: Home ট্যাবের Increase/Decrease Decimal বোতাম শুধু চেহারা বদলায়। হিসাবেও গোল করতে চাইলে ROUND ফাংশন লাগবে (অংশ ৫)।

৩ · সূত্র — = চিহ্ন, অপারেটর আর হিসাবের ক্রম

স্প্রেডশিটের আসল শক্তি সূত্র (formula). নিয়ম একটাই — সূত্র শুরু হয় সমান চিহ্ন = দিয়ে। = না দিলে B2*C2 শুধু একটি লেখা; = দিলে এটি একটি নির্দেশ: “B2-এর মানকে C2-এর মান দিয়ে গুণ করো, আর ফলটি এখানে দেখাও।”

কোনটা আগে — অপারেটরের ক্রম

স্কুলের অঙ্কের “BODMAS” নিয়ম মনে আছে? স্প্রেডশিটও একই ধরনের অপারেটরের অগ্রাধিকার মানে: আগে বন্ধনী, তারপর ঘাত (^), তারপর গুণ-ভাগ, তারপর যোগ-বিয়োগ, তারপর &, সবশেষে তুলনা। একই স্তরের অপারেটর বাঁ থেকে ডানে।

• =10+20/5*2 → আগে 20/5 = 4, তারপর 4*2 = 8, শেষে 10+8 = 18.
• =(10+20)/5*2 → 30/5 = 6, 6*2 = 12.
• একটি ক্লাসিক ভুল: তিন বিষয়ের গড় লিখতে গিয়ে =B2+C2+D2/3 — এখানে শুধু D2 তিন দিয়ে ভাগ হয়! ঠিক রূপ =(B2+C2+D2)/3, অথবা আরও ভালো =AVERAGE(B2:D2).

সূত্রে সংখ্যা সরাসরি না লিখে ঘরের ঠিকানা লেখাই নিয়ম। =20*70 লিখলেও 1400 আসবে, কিন্তু দাম বদলালে সূত্রও হাতে বদলাতে হবে। =B2*C2 লিখলে দাম বদলানো মাত্র ফল বদলায় — এটাই স্বয়ংক্রিয় পুনর্হিসাব (recalculation). নিচে দেখুন একটি দাম বদলালে ঢেউটা কতদূর যায়। “পরে” চাপুন:

৪ · সেল রেফারেন্স — relative, absolute আর mixed

১০০টি পণ্যের দাম আছে, প্রতিটির ওপর VAT হিসাব করতে হবে। ১০০ বার সূত্র লিখবেন? না — একবার লিখে নিচে টেনে দেবেন। কিন্তু টানার সময় সূত্রের ভেতরের ঠিকানা কীভাবে বদলায়, সেটি না বুঝলে ১০০টির মধ্যে ৯৯টি ভুল হবে। এখানেই আসে তিন রকম রেফারেন্স।

• Relative reference (B2): কপি করলে ঠিকানা সরে যায়। আসলে Excel মনে রাখে “আমার বাঁ দিকের ঘর”, “আমার ওপরের সারির ঘর” — তাই সূত্র এক সারি নিচে নিলে ঠিকানাও এক সারি নিচে নামে।
• Absolute reference ($F$1): $ চিহ্ন মানে “এটি আটকানো”। যেখানেই কপি করুন, ঠিকানা থাকবে F1.
• Mixed reference ($F1 বা F$1): শুধু একটি অংশ আটকানো — $F1-এ কলাম আটকানো, সারি সরে; F$1-এ সারি আটকানো, কলাম সরে।

এবার “VAT-এর হার এক ঘরে” — অফিসের সবচেয়ে পরিচিত উদাহরণ। F1 ঘরে আছে হার 15%; B কলামে পণ্যের দাম; C কলামে VAT. C2-তে সূত্র লিখে নিচে কপি করা হচ্ছে:

Mixed reference-এর সবচেয়ে সুন্দর ব্যবহার — নামতা (গুণের ছক)। B1:J1-এ 1 থেকে 9, A2:A10-এ 1 থেকে 9 লিখে B2-তে =$A2*B$1 লিখুন, তারপর পুরো ছকে কপি করুন। একটিমাত্র সূত্রে ৮১টি ঘর ঠিকঠাক ভরে যাবে — কারণ $A সবসময় বাঁয়ের কলামের সংখ্যা নেয়, আর $1 সবসময় ওপরের সারির।

৫ · দরকারি ফাংশন — SUM থেকে IF

একটি ফাংশন হলো আগে থেকে তৈরি একটি সূত্র, যার একটি নাম আছে। নামের পর বন্ধনীর ভেতরে দেন তার উপকরণ — একে বলে argument, একাধিক হলে কমা দিয়ে আলাদা: =ROUND(B2, 2). ১০০টি ঘর যোগ করতে =B2+B3+…+B101 না লিখে লেখেন =SUM(B2:B101). ফাংশনের নামের প্রথম অক্ষর লিখলেই Excel আর Sheets তালিকা দেখায়; Tab চাপলে বাছাই হয়।

COUNT আর COUNTA-র পার্থক্য প্রায়ই পরীক্ষায় আসে। ক্লাসে কতজন পরীক্ষা দিয়েছে? — নম্বরের কলামে COUNT. তালিকায় মোট কতজনের নাম? — নামের কলামে COUNTA. খালি ঘর গুনতে আছে COUNTBLANK. সবচেয়ে দ্রুত যোগফলের শর্টকাট: সংখ্যার কলামের নিচের ঘরে দাঁড়িয়ে Alt+= (AutoSum). আর কয়েকটি ঘর বাছাই করলেই নিচের status bar-এ Sum, Average, Count দেখা যায় — সূত্র না লিখেই।

IF — শর্ত দিয়ে সিদ্ধান্ত

IF ফাংশন একটি প্রশ্ন করে, আর উত্তর হ্যাঁ হলে এক জিনিস, না হলে আরেক জিনিস দেয়:

=IF(শর্ত, শর্ত সত্য হলে যা, শর্ত মিথ্যা হলে যা)
=IF(B2>=33, "পাস", "ফেল")

B2-এ 45 থাকলে ফল “পাস”, 32 থাকলে “ফেল”। লেখা সবসময় উদ্ধৃতিচিহ্নের ভেতরে ("পাস"); সংখ্যা উদ্ধৃতি ছাড়া। একাধিক শর্ত একসাথে দেখতে AND আর OR: =IF(AND(B2>=33, C2>=33), "পাস", "ফেল") — দুই বিষয়েই ৩৩ লাগবে।

Nested IF — SSC/HSC-এর গ্রেড

দুইয়ের বেশি সম্ভাব্য ফল হলে একটি IF-এর “না” অংশে আরেকটি IF বসাতে হয় — একে বলে nested IF. বাংলাদেশের SSC/HSC-এর গ্রেডিং স্কেল দিয়েই দেখি: ৮০–১০০ A+ (৫.০০), ৭০–৭৯ A (৪.০০), ৬০–৬৯ A- (৩.৫০), ৫০–৫৯ B (৩.০০), ৪০–৪৯ C (২.০০), ৩৩–৩৯ D (১.০০), ০–৩২ F (০)। “পরে” চেপে চারজনের নম্বর একে একে সূত্রের ভেতর দিয়ে পাঠান:

1=IF(B2>=80, "A+",2  IF(B2>=70, "A",3  IF(B2>=60, "A-",4  IF(B2>=50, "B",5  IF(B2>=40, "C",6  IF(B2>=33, "D", "F"))))))

পুরো উদাহরণ — একটি ক্লাসের রেজাল্ট শিট

• E2 (মোট): =SUM(B2:D2); F2 (গড়): =ROUND(AVERAGE(B2:D2), 1); তারপর দুটিকেই নিচে টেনে দিন।
• G2 (গ্রেড): ওপরের nested IF, শুধু B2-এর জায়গায় F2. তানভীরের গড় 69.67 — ৭০-এর একটু নিচে, তাই A-. গোল করা গড় 69.7 দেখে কেউ “প্রায় ৭০” ভাবলেও সূত্র নিখুঁত।
• জাহিদের ব্যাপারটা দেখুন: গড় 34.3, অর্থাৎ শুধু গড় দেখলে D. কিন্তু ইংরেজিতে 28 — এক বিষয়ে ফেল। বোর্ডের নিয়মে কোনো বিষয়ে F থাকলে পুরো ফলাফল F. তাই আসল সূত্রের শুরুতে একটি পাহারাদার বসাতে হয়: =IF(MIN(B2:D2)<33, "F", …nested IF…). (সহজ রাখতে এখানে গড় নম্বর থেকে গ্রেড দেওয়া হয়েছে; আসল বোর্ডে প্রতিটি বিষয়ের গ্রেড পয়েন্টের গড় থেকে GPA হয়, সাথে ঐচ্ছিক বিষয়ের আলাদা নিয়মও আছে।)

আরেকটি nested IF — বিদ্যুৎ বিলের ধাপ (slab)

বিদ্যুৎ বিলে সাধারণত ধাপে ধাপে দাম বাড়ে — প্রথম কিছু ইউনিট কম দরে, পরের ইউনিট বেশি দরে। নিচের দরগুলো শুধু উদাহরণ, কোনো বিতরণ কোম্পানির আসল ট্যারিফ নয়: প্রথম ১০০ ইউনিট ৫ টাকা, ১০১–২০০ ইউনিট ৭ টাকা, ২০০-এর বেশি প্রতি ইউনিট ১০ টাকা। ইউনিট B2-এ থাকলে:

=IF(B2<=100, B2*5,
    IF(B2<=200, 100*5 + (B2-100)*7,
                100*5 + 100*7 + (B2-200)*10))

৮০ ইউনিট → 80×5 = 400 টাকা। ১৫০ ইউনিট → 500 + 50×7 = 850. ২৫০ ইউনিট → 500 + 700 + 50×10 = 1700. দরগুলো আলাদা ঘরে রাখার উন্নত রূপটি অনুশীলনে করবেন।

৬ · শর্তসাপেক্ষ যোগ, তারিখ আর লেখার ফাংশন

SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF — দোকানের খাতার প্রশ্ন

করিম চাচার দিনের খাতা এমন:

এখন প্রশ্ন: আজ শুধু চাল থেকে কত টাকা এলো? প্রতিটি লাইন চোখে দেখে যোগ করা যায়, কিন্তু ৫০০ লাইনে? এর উত্তর SUMIF:

SUMIF পড়ার নিয়ম: “এই রেঞ্জে খোঁজো, এই শর্ত যেখানে মেলে, সেই সারিগুলোর এই রেঞ্জের মান যোগ করো।” শেষ উদাহরণে রেঞ্জগুলো $ দিয়ে আটকানো — যাতে F2, F3, F4-এ চাল, ডাল, তেল লিখে সূত্রটি নিচে টেনে দিলে পণ্যভিত্তিক একটি সারাংশ ছক এক মুহূর্তে তৈরি হয়। একাধিক শর্তের জন্য SUMIFS, আর বড় সারাংশের জন্য pivot table — দুটোই পর্ব ১১-এ।

পারিবারিক মাসিক বাজেট

C6-এর সূত্র =B6/$B$4 — আবার সেই absolute reference: প্রতিটি খাতকে একই “মোট আয়” দিয়ে ভাগ। শেষে একটি সতর্কবার্তা যোগ করা যায়: =IF(B14<0, "সাবধান: আয়ের চেয়ে খরচ বেশি", "ঠিক আছে").

তারিখের হিসাব — TODAY আর বয়স

স্প্রেডশিটের ভেতরে প্রতিটি তারিখ আসলে একটি সংখ্যা — একটি নির্দিষ্ট শুরুর দিন থেকে কত দিন পার হয়েছে (Excel-এ ১ জানুয়ারি ১৯০০ = 1). তাই দুই তারিখের বিয়োগ মানে মাঝের দিনের সংখ্যা।

• =TODAY() — আজকের তারিখ, প্রতিদিন নিজে বদলায়। (=NOW() দেয় তারিখ আর সময়।)
• =C2-B2 — বিল দেওয়ার তারিখ থেকে টাকা পাওয়ার তারিখ পর্যন্ত কত দিন। ফলের ঘর তারিখের মতো দেখালে ফরম্যাট General বা Number করুন।
• =DATEDIF(B2, DATE(2026,12,31), "Y") — নির্দিষ্ট তারিখে পূর্ণ বয়স কত বছর। চাকরির বিজ্ঞপ্তিতে প্রায়ই লেখা থাকে “অমুক তারিখে বয়স ৩০ বছরের বেশি নয়” — আবেদনকারীদের তালিকায় এক সূত্রেই সবার বয়স যাচাই করা যায়।

লেখার ফাংশন — যেটুকু লাগে

CONCAT এসেছে Excel 2019 থেকে; পুরোনো সংস্করণে একই কাজ করে CONCATENATE, আর & সব জায়গায় চলে। TRIM ছোট মনে হলেও খুব কাজের — অনলাইন ফর্ম থেকে আসা নামের শেষে একটি অদৃশ্য স্পেস থাকলে COUNTIF(A:A,"Rahim") সেটিকে গুনবেই না। বাংলা লেখায় একটি সূক্ষ্মতা: LEFT চোখে দেখা “অক্ষর” নয়, Unicode-এর code point গোনে — “ক্ষ” দেখতে একটি, কিন্তু ভেতরে তিনটি (ক + ্ + ষ)। কেন, তা পর্ব ০৭-এ দেখেছেন।

নিজে চালিয়ে দেখুন — ২০ লাইনের একটি স্প্রেডশিট ইঞ্জিন

স্প্রেডশিট ভেতরে কী করে, তা বোঝার সবচেয়ে ভালো উপায় একটি খুদে সংস্করণ নিজে চালানো। নিচের প্রোগ্রামে কয়েকটি ঘরে মান, কয়েকটিতে সূত্র (SUM আর IF-সহ)। একটি ঘরের মান চাইলে প্রোগ্রাম আগে তার সূত্রের ভেতরের ঘরগুলোর মান বের করে — অর্থাৎ নির্ভরতার ক্রমে হিসাব করে। তারপর শুধু একটি ঘর (চালের দর) বদলানো হয়। “চালান” চাপুন:

const cells = { B2: 20, C2: 70, D2: "=B2*C2", B3: 5, C3: 110, D3: "=B3*C3",
  D4: "=SUM(D2:D3)", E4: '=IF(D4>=2000,"ভালো দিন","সাধারণ দিন")' };
const SUM = (...xs) => xs.reduce((s, x) => s + x, 0);
const IF = (test, yes, no) => (test ? yes : no);

function val(ref) {                                   // একটি ঘরের মান
  const v = cells[ref];
  if (typeof v !== "string" || v[0] !== "=") return v ?? 0;  // সাধারণ মান
  const js = v.slice(1)
    .replace(/([A-Z])(\d+):\1(\d+)/g, (m, c, a, b) =>   // D2:D3 → D2,D3
      Array.from({ length: b - a + 1 }, (_, i) => c + (+a + i)).join(","))
    .replace(/\b[A-Z]\d+\b/g, (r) => `val("${r}")`);    // D2 → val("D2")
  return Function("val", "SUM", "IF", "return " + js)(val, SUM, IF);
}
function show(label) {
  console.log(label);
  for (const r of ["D2", "D3", "D4", "E4"]) console.log(`  ${r} = ${val(r)}`);
}
show("চালের দর 70:");
cells.C2 = 75;                                        // শুধু একটি ঘর বদলালাম
show("চালের দর 75:");

৭ · এরর চেনা আর সারানো — #DIV/0! থেকে ####

স্প্রেডশিটের এরর দেখতে ভয়ের, কিন্তু আসলে এগুলো সাহায্যকারী — প্রতিটি error value বলে দেয় কী ধরনের সমস্যা হয়েছে।

একটি এরর একা থাকে না — যে ঘর এরর-ঘরের ওপর নির্ভর করে, সেটিতেও এরর ছড়িয়ে পড়ে। দোকানের “প্রতি ক্রেতা গড়ে কত টাকার কেনাকাটা” হিসাবের উদাহরণে দেখুন:

৮ · সাজানো, ছাঁকা, Freeze, ফরম্যাটিং আর প্রিন্ট

Sort আর Filter

• Sort (সাজানো): টেবিলের ভেতরের যেকোনো ঘরে দাঁড়িয়ে Data → Sort. “My data has headers” টিক দিন, তারপর কোন কলাম ধরে, ছোট থেকে বড় না বড় থেকে ছোট। মেধাতালিকা বানাতে: মোট নম্বর ধরে বড় থেকে ছোট; সমান হলে “Add Level” দিয়ে দ্বিতীয় শর্ত — গণিতের নম্বর।
• Filter (ছাঁকা): Data → Filter (Ctrl+Shift+L). প্রতিটি শিরোনামে একটি ছোট তীর আসে; সেখান থেকে বাছুন “শুধু চাল”, বা Number Filters → “Greater Than 500”. ডেটা মোছে না, শুধু বাকি সারিগুলো সাময়িকভাবে লুকায়। Google Sheets-এ: Data → Create a filter.

Freeze Panes — শিরোনাম যেন হারিয়ে না যায়

৫০০ সারির শিটে নিচে স্ক্রল করলে প্রথম সারির শিরোনাম (নাম, বাংলা, ইংরেজি…) চোখের আড়ালে চলে যায় — তখন কোন কলাম কী, মনে রাখা কঠিন। Freeze Panes শিরোনামকে জায়গায় আটকে রাখে: View → Freeze Panes → Freeze Top Row. Google Sheets-এ: View → Freeze → 1 row.

দেখতে গোছানো — border, রং আর conditional formatting

• Border আর fill: Home ট্যাবে border বোতাম (All Borders) দিয়ে ছকের দাগ, Fill Color দিয়ে শিরোনামের সারিতে হালকা রং, আর Bold. পর্দায় ধূসর দাগগুলো (gridlines) সাধারণত প্রিন্টে আসে না — প্রিন্টে দাগ চাইলে border দিতেই হবে।
• Conditional formatting: শর্ত মিললে ঘর নিজে রং বদলায়। Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Less Than → 33 → লাল। এখন কেউ ৩৩-এর কম পেলেই ঘর লাল হয়ে যাবে, নম্বর ঠিক করলে আবার স্বাভাবিক। Data bar, রঙের মাত্রা আর সূত্রভিত্তিক নিয়ম পর্ব ১১-এ।

প্রিন্ট — এক পাতায়, প্রতি পাতায় শিরোনামসহ

স্প্রেডশিট প্রিন্ট করা নতুনদের সবচেয়ে বিরক্তিকর অভিজ্ঞতা — শেষ কলামটি একা একটি পাতায়, দ্বিতীয় পাতায় কোন কলাম কী বোঝা যায় না। এই কয়টি ধাপ মনে রাখুন:

1. আগে দেখুন: Ctrl+P চাপলে ডানে Print Preview আসে। View → Page Break Preview-এ নীল দাগে দেখা যায় কোথায় পাতা ভাঙছে; দাগ টেনে সরানোও যায়।
2. কী প্রিন্ট হবে: শুধু একটি অংশ চাইলে সেটি বাছাই করে Page Layout → Print Area → Set Print Area.
3. পাতার দিক: কলাম বেশি হলে Page Layout → Orientation → Landscape (আড়াআড়ি)।
4. এক পাতায় আঁটানো: Print-এর Settings-এর শেষে Scaling → Fit All Columns on One Page (সব কলাম এক পাতার প্রস্থে) বা Fit Sheet on One Page.
5. প্রতি পাতায় শিরোনাম: Page Layout → Print Titles → “Rows to repeat at top”-এ $1:$1. এখন ২০ পাতার রেজাল্ট শিটের প্রতিটি পাতার মাথায় “নাম, বাংলা, ইংরেজি…” ছাপা হবে।
6. Google Sheets-এ: File → Print খুললে একই পাতায় পাতার আকার, দিক, Scale (Fit to width) আর শিরোনাম পুনরাবৃত্তির অপশন পাবেন। সরাসরি PDF বানাতে প্রিন্টারের জায়গায় “Save as PDF” / “Microsoft Print to PDF” বাছুন।

৯ · Excel বনাম Google Sheets, আর CSV-তে বাংলা

এই পর্বের প্রায় সব সূত্র দুই জায়গাতেই হুবহু চলে। পার্থক্য মূলত কাজের ধরনে — একটি মূলত কম্পিউটারে ইনস্টল করা প্রোগ্রাম, অন্যটি ব্রাউজারে চলা web app.

একসাথে কাজ, শেয়ারের অনুমতি (Viewer, Commenter, Editor) আর ক্লাউড স্টোরেজের পুরো গল্প পর্ব ১৪-এ।

CSV — সবচেয়ে সরল টেবিল, আর বাংলার ফাঁদ

CSV (Comma-Separated Values) হলো একটি সাধারণ লেখার ফাইল, যেখানে প্রতিটি সারি একটি লাইন আর ঘরগুলো কমা দিয়ে আলাদা: নাম,রোল,নম্বর. এতে কোনো ফরম্যাট, সূত্র, রং বা একাধিক শিট থাকে না — শুধু কাঁচা ডেটা। এজন্যই প্রায় সব সফটওয়্যার CSV পড়তে পারে: ব্যাংকের স্টেটমেন্ট ডাউনলোড, অনলাইন ফর্মের উত্তর, স্কুলের সফটওয়্যারে নম্বর আপলোড, এক ডেটাবেস থেকে আরেকটিতে ডেটা নেওয়া।

১০ · AI-এর যুগে — AI দিয়ে সূত্র লেখানো, তারপর যাচাই

“Excel-এ এমন একটি সূত্র লিখে দাও, যা চাল বিক্রির মোট বের করবে” — এমন কাজে AI চ্যাটবট সত্যিই দারুণ, আর Excel ও Sheets-এর ভেতরেও এখন AI সহকারী (Copilot, Gemini) আছে। কিন্তু AI আপনার শিট দেখে না — আপনি যা বর্ণনা করেন, তার ওপর অনুমান করে। তাই কিছু ভুল বারবার দেখা যায়:

এই প্রশ্নের সঠিক উত্তর হওয়ার কথা =SUMIF($A$2:$A$500, E2, $D$2:$D$500), আর নমুনায় চালের মোট 1400 + 1050 = 2450. AI যদি $ ছাড়া রেঞ্জ দেয়, বা হিসাবটা অন্য আসে — সেখানেই ভুল ধরা পড়ল।

AI-এর সূত্র শিটে বসানোর আগে — চেকলিস্ট

• সূত্রটি আগে ৩–৫টি নমুনা সারিতে বসিয়েছি, আর ফল হাতে-কলমে (ক্যালকুলেটরে) মিলিয়ে দেখেছি
• রেঞ্জ আমার আসল ডেটার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ধরে, শিরোনামের সারি বাদ দিয়ে — ভবিষ্যতে সারি বাড়লেও ধরবে
• নিচে বা ডানে কপি করার পর কয়েকটি ঘরে F2 চেপে দেখেছি — $-আটকানো ঠিকানা সত্যিই আটকে আছে
• সীমানার মান পরীক্ষা করেছি — ৩৩, ৮০, শূন্য, খালি ঘর, লেখা — কোনো এরর বা ভুল গ্রেড আসে কি না
• ফাংশনটি আমার Excel সংস্করণে আছে, আর কমা/সেমিকোলন আমার সেটিংসের সাথে মেলে
• হার, ট্যারিফ বা নিয়ম (VAT, বিল, গ্রেড) অফিসিয়াল উৎস থেকে নিজে বসিয়েছি; সূত্রের ব্যাখ্যা এমনভাবে বুঝেছি যে সহকর্মীকে বোঝাতে পারব