MS Word Tutorial — ফরম্যাটিং, টেবিল ও mail merge বাংলায় | পর্ব ০৯

Q: Google Docs কীভাবে এলো, আর কয়েকজন একসাথে একই লেখা সম্পাদনা করলে লেখা গুলিয়ে যায় না কেন?

২০০৫ সালে Upstartle নামের একটি ছোট কোম্পানি Writely নামে ব্রাউজারে চলা একটি ওয়ার্ড প্রসেসর বানায়। ২০০৬ সালে Google কোম্পানিটি কিনে নেয়, আর একই বছর Google Spreadsheets-এর সাথে মিলিয়ে চালু করে “Google Docs & Spreadsheets”. তখন ব্রাউজারে এত বড় অ্যাপ চালানো ছিল নতুন ধারণা — অনেকে ভাবতেন, ইনস্টল করা Word-এর সাথে এটি কখনো প্রতিযোগিতা করতে পারবে না। Google Docs-এর আসল শক্তি অন্য জায়গায় দাঁড়াল: ফাইল একটিই, থাকে সার্ভারে, আর সবাই সেই একটি ফাইলেই কাজ করে। “final-v3-rafi-edited.docx” ধরনের দশটি কপি ইমেইলে ঘুরে বেড়ানোর দিন শেষ। তবে একসাথে লেখা একটি কঠিন প্রকৌশল সমস্যা। ধরুন “বাংলাদেশ” শব্দটির শুরুতে রাফি “আমার ” লিখলেন, আর একই মুহূর্তে নুসরাত পঞ্চম অক্ষরের পরে কিছু মুছলেন। রাফির লেখা যোগ হওয়ায় নুসরাতের “পঞ্চম অক্ষর” এখন আর আগের জায়গায় নেই। সার্ভার যদি হুবহু দুটি আদেশ চালায়, ভুল অক্ষর মুছে যাবে।

এক নজরে · TL;DR

ওয়ার্ড প্রসেসর দুটি জিনিস আলাদা রাখে: আপনি কী লিখছেন, আর সেটি কেমন দেখাবে. এই পার্থক্য বুঝলেই Word, Google Docs বা LibreOffice Writer — সবই সহজ।
স্পেস আর Enter চেপে সাজাবেন না। শিরোনামে Heading style, নতুন পাতায় Page Break, মাঝখানে আনতে Center — কাঠামো দিয়ে বানানো ডকুমেন্ট একটি অনুচ্ছেদ যোগ করলেও ভাঙে না, আর এক ক্লিকে সূচিপত্র বানায়।
পাতার নকশা আলাদা জগৎ: বাংলাদেশে কাগজ A4, margin, header-footer, পৃষ্ঠা নম্বর, আর section break দিয়ে একই ফাইলে ভিন্ন ধরনের পাতা।
Mail merge = একটি নমুনা + একটি তালিকা: Excel-এ ৫০ জনের নাম থাকলে একটি চিঠি লিখেই ৫০টি আলাদা চিঠি, সনদ বা প্রবেশপত্র।
বাংলা লিখুন Unicode-এ, জমা দিন PDF-এ। SutonnyMJ-এর মতো পুরোনো ফন্টে লেখা ফাইল অন্য কম্পিউটারে ভেঙে যায়; দলীয় কাজে Track Changes আর মন্তব্য ব্যবহার করুন।

এই পর্বে যা শিখবেন

ওয়ার্ড প্রসেসর কী, কোন ফাইল-ফরম্যাট কখন (.docx, .doc, .odt, .pdf), আর Word-এর পর্দার কোথায় কী
অক্ষরের ফরম্যাটিং আর অনুচ্ছেদের ফরম্যাটিংয়ের পার্থক্য; Style, Heading আর স্বয়ংক্রিয় সূচিপত্র
পাতার নকশা, টেবিল, ছবি, footnote, Track Changes আর Word-এ নির্ভুল বাংলা
Mail merge দিয়ে একটি চিঠি থেকে ৫০টি ব্যক্তিগত চিঠি বা প্রবেশপত্র বানানো
সেভ, PDF, প্রিন্ট, Google Docs-এ একসাথে কাজ — আর AI দিয়ে খসড়া লেখার নিরাপদ নিয়ম

১ · ওয়ার্ড প্রসেসর — “কী লিখছেন” আর “কেমন দেখাবে” আলাদা

নাসিমা কলেজের একটি অ্যাসাইনমেন্ট টাইপ করছেন। শিরোনাম মাঝখানে আনতে তিনি স্পেসবার চেপে চেপে ডানে সরিয়েছেন, আর দ্বিতীয় অধ্যায় নতুন পাতায় নিতে Enter চেপেছেন পনেরো বার। সব ঠিকঠাক দেখাচ্ছিল। তারপর প্রথম পাতায় একটি লাইন যোগ করতেই সব ওলটপালট — দ্বিতীয় অধ্যায়ের শিরোনাম চলে গেল পাতার মাঝখানে, আর অন্য কম্পিউটারে খুলতেই শিরোনামও আর মাঝখানে নেই।

নাসিমার ভুল টাইপে নয়, ভাবনায়। তিনি Word-কে ব্যবহার করছিলেন টাইপরাইটারের মতো — যেখানে চোখে যা দেখায়, সেটাই সব। কিন্তু Word, Google Docs বা LibreOffice Writer-এর মতো ওয়ার্ড প্রসেসর কাজ করে অন্যভাবে: সে লেখাটিকে রাখে একটি কাঠামো হিসেবে — “এটি শিরোনাম”, “এটি সাধারণ অনুচ্ছেদ”, “এখানে নতুন পাতা শুরু” — আর সেই কাঠামোর ওপর চেহারা বসায়।

বিয়ের দাওয়াতপত্রের ছাপাখানার কথা ভাবুন। আপনি দোকানিকে দেন শুধু তথ্য — বর-কনের নাম, তারিখ, ঠিকানা। আর বলেন, “নামগুলো বড় সোনালি অক্ষরে, ঠিকানা ছোট করে নিচে।” দোকানি তথ্যের ওপর নকশা বসান। পরে তারিখ বদলালে তিনি শুধু তারিখটি বদলান, পুরো কার্ড নতুন করে আঁকেন না। ভালো ডকুমেন্টও এভাবে বানানো হয় — বিষয়বস্তু এক জায়গায়, নকশার নিয়ম আরেক জায়গায়।

মূল ধারণা

ভালো ডকুমেন্ট বানানো হয় কাঠামো দিয়ে — Style, Heading, তালিকা, টেবিল, Page Break. স্পেস আর Enter চেপে চেহারা মেলালে ডকুমেন্ট দেখতে ঠিক লাগে, কিন্তু প্রথম সম্পাদনাতেই ভাঙে। কাঠামো দিয়ে বানালে তিনটি লাভ: পুরো ডকুমেন্ট এক রকম দেখায়, এক ক্লিকে সূচিপত্র তৈরি হয়, আর পরে বদলানো সহজ।

কোন সফটওয়্যার, কোন ফাইল

আজকের প্রধান তিনটি ওয়ার্ড প্রসেসর: Microsoft Word (Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশনের অংশ, আবার আলাদা কেনা Office 2021/2024 সংস্করণেও আছে), Google Docs (ব্রাউজারে চলে, Google অ্যাকাউন্ট থাকলেই বিনামূল্যে), আর LibreOffice Writer (বিনামূল্যের ওপেন সোর্স অফিস প্যাকেজের অংশ)। লেখা, হিসাব আর উপস্থাপনার সফটওয়্যার একসাথে মিলিয়ে বলা হয় অফিস স্যুট. প্রতিটি সফটওয়্যার ডকুমেন্ট নির্দিষ্ট এক্সটেনশনের ফাইলে রাখে:

এক্সটেনশন	কী	কখন ব্যবহার করবেন
`.docx`	Word-এর বর্তমান ফরম্যাট (Office 2007 থেকে)	সম্পাদনা চলছে এমন সব ডকুমেন্ট; Google Docs আর LibreOffice-ও খুলতে পারে
`.doc`	Word-এর পুরোনো ফরম্যাট (Word 97–2003)	খুব পুরোনো সফটওয়্যারে খুলতে হলে; নইলে `.docx`-এ রূপান্তর করে নিন
`.odt`	OpenDocument Text — উন্মুক্ত মানদণ্ডের ফরম্যাট	LibreOffice-এর নিজস্ব ফরম্যাট; দীর্ঘমেয়াদে সংরক্ষণে নিরাপদ
`.pdf`	ছাপার মতো স্থির ডকুমেন্ট	জমা দেওয়া, ইমেইলে পাঠানো, প্রিন্টের দোকানে নেওয়া — যেখানে চেহারা বদলানো চলবে না
`.dotx`	Word-এর টেমপ্লেট	বারবার লাগে এমন ফরম্যাটের খালি নমুনা — অফিসের প্যাড, নোটিশ

১৯৭৪ সালে Xerox PARC-এ Butler Lampson আর Charles Simonyi তৈরি করেন Bravo — প্রথম দিকের একটি এডিটর, যেখানে পর্দায় লেখা দেখাত প্রায় ছাপার মতোই। এই ধারণার নাম WYSIWYG (What You See Is What You Get — যা দেখছেন, তা-ই পাবেন)। পরে Simonyi যোগ দেন Microsoft-এ, আর ১৯৮৩ সালে বের হয় Microsoft Word-এর প্রথম সংস্করণ। এর আগে ১৯৭৮ সালে এসেছিল WordStar, আর আশির দশকে অফিসের রাজা ছিল WordPerfect.

২ · Word-এর পর্দা চেনা, আর টাইপ-সম্পাদনার কৌশল

Word খুললে ওপরে ট্যাবের সারি আর তার নিচে বোতামের একটি চওড়া ফিতা — এর নাম Ribbon. প্রতিটি ট্যাব একটি কাজের দল। নিচের ট্যাবে বোতাম চাপলে সেই দলের বোতামগুলো Ribbon-এ দেখায়।

ট্যাব	ভেতরে যা আছে
File	নতুন, খোলা, সেভ, Save As, Export (PDF), Print, Info — Ribbon নয়, পুরো পর্দার একটি মেনু
Home	Clipboard (কপি-পেস্ট), Font, Paragraph, Styles, Find/Replace — সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত
Insert	Page Break, Table, Pictures, Shapes, Header, Footer, Page Number, Symbol, Equation
Layout	Margins, Orientation, Size (A4), Columns, Breaks, Indent ও Spacing
References	Table of Contents, Footnote, Citation, Caption
Mailings	Mail merge আর খাম বা লেবেল ছাপা
Review	Spelling & Grammar, Comment, Track Changes, Accessibility পরীক্ষা
View	Print Layout, Read Mode, Navigation Pane, Zoom, Ruler

এর বাইরে আরও তিনটি জায়গা চিনে রাখুন। একদম ওপরের বাঁ কোণে Quick Access Toolbar — Save, Undo, Redo-র ছোট বোতাম, নিজের দরকারি বোতামও যোগ করা যায়। একদম নিচে Status bar — পাতা নম্বর (Page 3 of 12), শব্দসংখ্যা, ভাষা আর Zoom. আর কিছু ট্যাব শুধু দরকারের সময় দেখা দেয়: টেবিলে ক্লিক করলে Table Design আর Layout, ছবিতে ক্লিক করলে Picture Format.

টাইপ আর সম্পাদনা

লেখার জায়গায় যে ঝিকমিকে খাড়া দাগটি দেখেন, সেটি cursor — পরের অক্ষর এখানেই বসবে। নতুনরা প্রায়ই প্রতিটি লাইনের শেষে Enter চাপেন; তার দরকার নেই, লাইন ভরে গেলে Word নিজে পরের লাইনে নেয়। Enter চাপবেন শুধু অনুচ্ছেদ শেষ হলে।

বাছাই (selection): শব্দে ডাবল-ক্লিক = একটি শব্দ; তিনবার ক্লিক = পুরো অনুচ্ছেদ; Ctrl+A = পুরো ডকুমেন্ট; Shift+তীর-চিহ্ন = অক্ষরে অক্ষরে; বাঁ margin-এ একবার ক্লিক = পুরো লাইন।
ভুল ফেরানো: Ctrl+Z = Undo, Ctrl+Y = Redo. Word অনেকগুলো ধাপ পেছনে যেতে পারে।
খোঁজা আর বদলানো: Ctrl+F খোঁজে, Ctrl+H খোলে Find and Replace. ধরুন ১২ পাতার রিপোর্টে “রাজশাহি” লেখা আছে ৪০ বার, ঠিক বানান “রাজশাহী” — Find what-এ ভুলটি, Replace with-এ সঠিকটি দিয়ে Replace All. Unicode-এ লেখা বাংলাতেও এটি পুরোপুরি কাজ করে। সাবধান: “Match whole word only” টিক না দিলে শব্দের ভেতরের অংশও বদলে যেতে পারে।
বানান আর ব্যাকরণ: লাল ঢেউ-দাগ = বানান সন্দেহ, নীল দাগ = ব্যাকরণ বা লেখার ধরন। F7 চাপলে পুরো ডকুমেন্ট পরীক্ষা হয় (Review → Spelling & Grammar). ইংরেজির বানান-পরীক্ষা বেশ ভালো; বাংলার জন্য Word-এর সমর্থন সীমিত — তাই বাংলা বানান নিজে মিলিয়ে নিন।

৩ · ফরম্যাটিং — অক্ষরের সাজ আর অনুচ্ছেদের সাজ

Word-এ ফরম্যাটিং দুই স্তরের। এই পার্থক্য না বুঝলে অনেক ঝামেলা হয় — যেমন “পুরো অনুচ্ছেদ মাঝখানে চাইলাম, কিন্তু শুধু একটি শব্দ বাছাই করেছিলাম”।

🔤 অক্ষরের ফরম্যাটিং

Character formatting শুধু বাছাই করা অক্ষর বা শব্দে লাগে: Font, Size, Bold, Italic, Underline, রং, Highlight, আর superscript ও subscript.

Home → Font

📄 অনুচ্ছেদের ফরম্যাটিং

Paragraph formatting পুরো অনুচ্ছেদে লাগে — cursor অনুচ্ছেদের যেকোনো জায়গায় থাকলেই চলে: alignment, line spacing, indent, আগে-পরের ফাঁক, bullet আর numbering.

Home → Paragraph

অক্ষরের ফরম্যাটিং

ফন্ট ঠিক করে অক্ষরের চেহারা, আর size মাপা হয় point-এ (১ ইঞ্চি = ৭২ point). সাধারণ লেখায় ১১–১২ point, শিরোনামে বড়। Microsoft 365-এর নতুন ডকুমেন্টে ইংরেজির ডিফল্ট ফন্ট এখন Aptos; পুরোনো সংস্করণে ছিল Calibri. রসায়ন আর গণিতে লাগে superscript আর subscript: H₂O-তে ২ নিচে ছোট (subscript, Ctrl+=), আর x²-এ ২ ওপরে ছোট (superscript, Ctrl+Shift+=)। বড় সূত্র লিখতে Insert → Equation ব্যবহার করুন।

অনুচ্ছেদের ফরম্যাটিং

Alignment: বাঁয়ে, মাঝে, ডানে, আর Justify — দুই দিকেই সমান কিনারা, যেমন পত্রিকায়। দরখাস্ত আর রিপোর্টের মূল লেখায় Justify বেশ চলে।
Line spacing: লাইনের মাঝে ফাঁক — 1.0, 1.15, 1.5, 2.0. বাংলা লেখায় যুক্তবর্ণ আর কার-চিহ্নের জন্য 1.15 বা তার বেশি পড়তে আরাম।
Spacing Before/After: অনুচ্ছেদের আগে-পরে ফাঁক (যেমন After: 6 pt). অনুচ্ছেদের মাঝে ফাঁক দিতে বাড়তি Enter নয়, এটি ব্যবহার করুন।
Indent: অনুচ্ছেদকে margin থেকে ভেতরে সরানো। প্রথম লাইন একটু ভেতরে চাইলে Paragraph ডায়ালগে “First line”. স্পেস চেপে বা Tab চেপে প্রতিটি অনুচ্ছেদে এটি করবেন না।
Bullets আর Numbering: তালিকা। Numbering দিলে মাঝখানে একটি লাইন যোগ করলেও Word নম্বর নিজে ঠিক করে নেয় — হাতে লেখা “১.”, “২.”-তে যা হয় না।

লুকানো চিহ্ন দেখুন: Home ট্যাবের ¶ বোতাম (Show/Hide, Ctrl+Shift+8) চাপলে অদৃশ্য চিহ্নগুলো দেখা যায় — প্রতিটি স্পেস একটি বিন্দু (·), প্রতিটি Enter একটি ¶, প্রতিটি Tab একটি তীর। কারও ডকুমেন্ট “অদ্ভুত আচরণ” করলে আগে এটি চালু করুন; প্রায়ই দেখবেন শিরোনামের আগে ২০টি স্পেস বা পাতার শেষে ১৫টি ফাঁকা ¶.

দরকারি শর্টকাট (Microsoft Word, Windows)

পর্ব ০৬-এর সাধারণ শর্টকাট (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+S) Word-এও চলে। এর বাইরে Word-এর নিজস্ব কয়েকটি:

শর্টকাট	কাজ
`Ctrl`+`B` / `I` / `U`	Bold / Italic / Underline
`Ctrl`+`E` / `L` / `R` / `J`	মাঝে / বাঁয়ে / ডানে / Justify
`Ctrl`+`1` / `5` / `2`	Line spacing 1.0 / 1.5 / 2.0
`Ctrl`+`Enter`	Page Break — এখান থেকে নতুন পাতা
`Ctrl`+`Alt`+`1` / `2` / `3`	Heading 1 / 2 / 3 style
`Ctrl`+`Space`	বাছাই করা লেখার অক্ষর-ফরম্যাটিং মুছে দেয়
`Shift`+`F3`	ইংরেজি লেখার বড়-ছোট হাতের অক্ষর বদলায়
`Ctrl`+`F` / `Ctrl`+`H`	খোঁজা (Navigation Pane) / খুঁজে বদলানো
`F7`	বানান ও ব্যাকরণ পরীক্ষা
`F12` / `Ctrl`+`P`	Save As / Print
`Ctrl`+`Shift`+`E`	Track Changes চালু বা বন্ধ
`Ctrl`+`Alt`+`M`	মন্তব্য (Comment) যোগ — Google Docs-এও একই

৪ · Style আর Heading — কাঠামো দিয়ে ডকুমেন্ট বানানো

একটি Style হলো ফরম্যাটিংয়ের নাম দেওয়া একটি প্যাকেট। “Heading 1” মানে হয়তো ১৬ point, Bold, নীল, আগে ১২ pt ফাঁক, আর সবসময় পরের অনুচ্ছেদের সাথে একই পাতায়। লেখায় Heading 1 লাগালে এই সব নিয়ম একসাথে বসে। Home ট্যাবের Styles অংশে Normal, Title, Heading 1, Heading 2… সাজানো থাকে।

কিন্তু আসল জাদু চেহারায় নয়, অর্থে. যখন আপনি একটি লাইনে Heading style লাগান, Word জানে “এটি একটি অধ্যায়ের শিরোনাম”। শুধু বড় আর Bold করলে Word জানে শুধু “এটি বড় আর মোটা লেখা”। নিচে একই রিপোর্ট দুইভাবে বানিয়ে দেখুন, তারপর দুটিতেই একটি অনুচ্ছেদ যোগ করুন:

পদ্ধতি ক — হাতে সাজানো¶ চালু করে দেখা

পাতা ১
··················নদী দূষণ: একটি জরিপ¶     ← ১৮টি স্পেস দিয়ে "মাঝখানে"
১. ভূমিকা¶                          ← হাতে Bold, 14 pt
বুড়িগঙ্গার পানি নিয়ে ...¶
¶
¶
¶  … আরও ১২টি ফাঁকা Enter
পাতা ২
২. পদ্ধতি¶

পদ্ধতি ক — একটি অনুচ্ছেদ যোগসব সরে গেল

পাতা ১
··················নদী দূষণ: একটি জরিপ¶
১. ভূমিকা¶
বুড়িগঙ্গার পানি নিয়ে ...¶
নতুন অনুচ্ছেদ: ২০২৫ সালের তথ্য ...¶
¶  … ফাঁকা Enter-গুলো ঠেলে নিচে গেল
পাতা ২
¶
¶
২. পদ্ধতি¶    ← এখন পাতার মাঝখানে!

পদ্ধতি খ — Style দিয়ে¶ চালু করে দেখা

পাতা ১
[Title]      নদী দূষণ: একটি জরিপ¶     ← Center alignment
[Heading 1]  ১. ভূমিকা¶
[Normal]     বুড়িগঙ্গার পানি নিয়ে ...¶
·········· Page Break (Ctrl+Enter) ··········
পাতা ২
[Heading 1]  ২. পদ্ধতি¶

পদ্ধতি খ — একই অনুচ্ছেদ যোগকিছুই ভাঙল না

পাতা ১
[Title]      নদী দূষণ: একটি জরিপ¶
[Heading 1]  ১. ভূমিকা¶
[Normal]     বুড়িগঙ্গার পানি নিয়ে ...¶
[Normal]     নতুন অনুচ্ছেদ: ২০২৫ সালের তথ্য ...¶
·········· Page Break ··········
পাতা ২
[Heading 1]  ২. পদ্ধতি¶   ← এখনো পাতার একদম ওপরে

পদ্ধতি খ — Heading 1 একবার বদলানো৮টি শিরোনাম একসাথে

Heading 1-এ ডান-ক্লিক → Modify → রং সবুজ, ফন্ট Nikosh, 16 pt

১. ভূমিকা      ✔ বদলেছে
২. পদ্ধতি      ✔ বদলেছে
৩. ফলাফল      ✔ বদলেছে
   … বাকি ৫টিও
পদ্ধতি ক-তে: ৮টি শিরোনাম খুঁজে খুঁজে ৮ বার হাতে বদলাতে হতো

হাতে সাজানো রিপোর্ট। শিরোনাম মাঝখানে আনা হয়েছে স্পেস চেপে, অধ্যায়ের নাম হাতে Bold করা, আর দ্বিতীয় অধ্যায় নতুন পাতায় নিতে ১৫টি ফাঁকা Enter. ¶ চালু না করলে দেখতে একদম ঠিকঠাক।
প্রথম সম্পাদনাতেই বিপদ। প্রথম পাতায় একটি অনুচ্ছেদ যোগ করতেই ফাঁকা Enter-গুলো নিচে ঠেলে গেল, আর “২. পদ্ধতি” চলে এলো দ্বিতীয় পাতার মাঝখানে। ফন্ট বদলালে বা অন্য কম্পিউটারে খুললে স্পেস দিয়ে বানানো “মাঝখান”-ও সরে যায়, কারণ প্রতিটি স্পেসের চওড়া ফন্টভেদে আলাদা।
Style দিয়ে বানানো। শিরোনামে Title style আর Center alignment, অধ্যায়ের নামে Heading 1, সাধারণ লেখায় Normal, আর নতুন পাতার জন্য একটিমাত্র Page Break (Ctrl+Enter). চেহারা পদ্ধতি ক-এর মতোই, কিন্তু ভেতরে আছে অর্থ।
একই অনুচ্ছেদ যোগ। Page Break-এর অর্থ “এখান থেকে নতুন পাতা” — কত লাইন আগে আছে তাতে কিছু যায় আসে না। তাই “২. পদ্ধতি” এখনো দ্বিতীয় পাতার একদম ওপরে। শত সম্পাদনার পরেও কাঠামো ঠিক থাকে।
এক জায়গায় বদল, সবখানে ফল। প্রতিষ্ঠান থেকে বলা হলো, “শিরোনামগুলো সবুজ আর Nikosh ফন্টে করুন।” Heading 1 style একবার Modify করলেই আটটি শিরোনাম একসাথে বদলে যায়। আর পরের ধাপে দেখবেন, এই Heading-গুলো থেকেই সূচিপত্র তৈরি হয়।

Navigation Pane আর স্বয়ংক্রিয় সূচিপত্র

Heading ব্যবহারের প্রথম পুরস্কার Navigation Pane (View → Navigation Pane, বা Ctrl+F). বাঁ পাশে পুরো ডকুমেন্টের শিরোনামের তালিকা দেখায় — ক্লিক করলে সরাসরি সেই অংশে যান, আর টেনে সরালে পুরো অধ্যায় তার লেখাসহ সরে যায়। দ্বিতীয় পুরস্কার সূচিপত্র (Table of Contents):

ধাপ ১শিরোনামে Heading style

[Heading 1]  ১. ভূমিকা                 (পাতা ২)
[Heading 1]  ২. পদ্ধতি                 (পাতা ৩)
[Heading 2]     ২.১ নমুনা সংগ্রহ        (পাতা ৩)
[Heading 2]     ২.২ পরীক্ষাগারের কাজ    (পাতা ৪)
[Heading 1]  ৩. ফলাফল                  (পাতা ৫)

ধাপ ২Navigation Pane-এ কাঠামো

▾ ১. ভূমিকা
▾ ২. পদ্ধতি
    ২.১ নমুনা সংগ্রহ
    ২.২ পরীক্ষাগারের কাজ
▾ ৩. ফলাফল
Heading 1 = মূল স্তর, Heading 2 = তার নিচের স্তর

ধাপ ৩References → Table of Contents → Automatic Table

সূচিপত্র
১. ভূমিকা ................................ ২
২. পদ্ধতি ................................ ৩
   ২.১ নমুনা সংগ্রহ ...................... ৩
   ২.২ পরীক্ষাগারের কাজ .................. ৪
৩. ফলাফল ................................. ৫
প্রতিটি লাইন একটি লিংক — Ctrl+ক্লিকে সেই পাতায়

ধাপ ৪লেখা বাড়ল → Update Table

ভূমিকায় দুই পাতা যোগ হলো …
সূচিপত্রে ক্লিক → Update Table → Update entire table

১. ভূমিকা ................................ ২
২. পদ্ধতি ................................ ৫
   ২.১ নমুনা সংগ্রহ ...................... ৫
   ২.২ পরীক্ষাগারের কাজ .................. ৬
৩. ফলাফল ................................. ৭

শিরোনামে Heading লাগান। অধ্যায়ের নামে Heading 1, তার ভেতরের ছোট অংশে Heading 2. স্তর মেনে চলাই আসল কাজ — Heading 2 সবসময় কোনো Heading 1-এর নিচে।
কাঠামো দেখুন। Navigation Pane খুললে পুরো রিপোর্টের কঙ্কাল দেখা যায়। কোনো শিরোনাম এখানে না দেখালে বুঝবেন সেটিতে Heading style লাগানো হয়নি — শুধু বড় করে লেখা হয়েছে।
সূচিপত্র বসান। প্রথম পাতার পরে cursor রেখে References → Table of Contents → Automatic Table 1 বা 2. Word নিজে প্রতিটি Heading খুঁজে পাতা নম্বরসহ তালিকা বানায়। হাতে লেখা বিন্দু-বিন্দু আর পাতা নম্বরের দরকার নেই।
পরে আপডেট। লেখা বাড়লে পাতা নম্বর বদলায়, কিন্তু সূচিপত্র নিজে থেকে বদলায় না। জমা দেওয়ার আগে সূচিপত্রে ক্লিক করে Update Table → Update entire table দিন — সব নম্বর এক মুহূর্তে ঠিক। Google Docs-এ: Insert → Table of contents, আর পাশের ঘূর্ণি-তীর বোতামে আপডেট।

Style শুধু সৌন্দর্যের জন্য নয়: যাঁরা চোখে দেখেন না, তাঁরা NVDA, JAWS বা Windows Narrator-এর মতো screen reader দিয়ে ডকুমেন্ট শোনেন। Screen reader এক শিরোনাম থেকে আরেক শিরোনামে লাফিয়ে যেতে পারে — কিন্তু শুধু তখনই, যখন সেগুলো আসল Heading. হাতে বড় করা লেখা তার কাছে সাধারণ লাইন। একই কারণে ছবিতে alt text দিন (ছবিতে ডান-ক্লিক → View Alt Text). Review → Check Accessibility এমন সমস্যা খুঁজে দেয়।

৫ · পাতার নকশা, টেবিল আর ছবি

Page setup — কাগজের মাপ, margin আর দিক

কাগজের মাপ: বাংলাদেশসহ বেশিরভাগ দেশে অফিস-কাগজ A4 (২১০ × ২৯৭ মিমি)। যুক্তরাষ্ট্রে চলে Letter (৮.৫ × ১১ ইঞ্চি), যা A4-এর চেয়ে একটু চওড়া আর খাটো। কম্পিউটারের Region সেটিং অনুযায়ী Word কখনো Letter দিয়ে শুরু করে — তখন A4 কাগজে ছাপলে নিচের লেখা কেটে যেতে পারে। Layout → Size → A4 মিলিয়ে নিন।
Margin: কাগজের চার কিনারায় ফাঁকা জায়গা। Layout → Margins → Normal (১ ইঞ্চি) সাধারণত ঠিক; বাঁধাই হবে এমন রিপোর্টে বাঁ দিকে একটু বেশি রাখুন।
Orientation: Portrait (খাড়া) আর Landscape (আড়াআড়ি)। চওড়া টেবিল বা ক্লাস রুটিনে Landscape ভালো।
Columns: Layout → Columns → Two দিলে পত্রিকা বা দেয়াল-পত্রিকার মতো দুই কলাম।

Page Break আর Section Break

Page Break (Ctrl+Enter) শুধু বলে “এখান থেকে নতুন পাতা”। Section Break (Layout → Breaks → Next Page) আরও শক্তিশালী — ডকুমেন্টকে ভাগ করে আলাদা অংশে, যাদের নিজস্ব page setup থাকতে পারে। উদাহরণ: ৩০ পাতার রিপোর্টের ১৫ নম্বর পাতায় একটি চওড়া টেবিল আছে। শুধু সেই পাতা Landscape চাই। টেবিলের আগে আর পরে Section Break দিন, তারপর মাঝের section-টিকে Landscape করুন — বাকি পাতা Portrait-ই থাকবে। একইভাবে কভার পেজ আর সূচিপত্রে পাতা নম্বর না রেখে মূল লেখা থেকে “১” শুরু করা যায়।

Header, Footer আর পাতা নম্বর

Header আর Footer হলো প্রতিটি পাতার ওপরের আর নিচের margin-এর জায়গা — একবার লিখলে সব পাতায় আসে। অফিসের নাম ও লোগো header-এ, পাতা নম্বর আর “গোপনীয়” লেখা footer-এ। Insert → Header বা পাতার ওপরের কিনারায় ডাবল-ক্লিক করলে খোলে; Insert → Page Number দিয়ে স্বয়ংক্রিয় নম্বর বসান। হাতে “পাতা ৩” লিখবেন না — পাতা সরলে নম্বর ভুল হবে। “Different First Page” টিক দিলে কভার পেজে header-footer থাকে না।

টেবিল — একটি ক্লাস রুটিন

সারি আর কলামে সাজানো তথ্যের জন্য টেবিল। ট্যাব আর স্পেস দিয়ে কলাম মেলানোর চেষ্টা করবেন না। Insert → Table → ঘর টেনে বাছাই করুন (যেমন ৬ কলাম × ৬ সারি)। তারপর:

Merge Cells: কয়েকটি ঘর বাছাই করে Layout (টেবিলের) → Merge Cells. রুটিনে “টিফিন বিরতি” পুরো সারি জুড়ে লিখতে এটি লাগে।
Table Design: তৈরি করা নকশা (Table Styles), Borders আর Shading. শিরোনামের সারিতে গাঢ় রং দিন।
Repeat Header Rows: টেবিল কয়েক পাতা লম্বা হলে প্রথম সারি বাছাই করে Layout → Repeat Header Rows — প্রতি পাতায় শিরোনাম-সারি আবার আসবে।
যোগফল বা হিসাব বেশি থাকলে টেবিলটি Excel-এ বানানোই ভালো (পর্ব ১০)।

দিন	৯:০০	১০:০০	১১:০০	১২:০০
রবিবার	বাংলা	গণিত	টিফিন বিরতি (Merge Cells)	ICT
সোমবার	ইংরেজি	পদার্থবিজ্ঞান		রসায়ন
মঙ্গলবার	গণিত	জীববিজ্ঞান		ICT ল্যাব

ছবি, আকৃতি আর ক্যাপশন

Insert → Pictures দিয়ে ছবি বসালে Word সেটিকে প্রথমে একটি বড় “অক্ষরের” মতো লাইনের ভেতরে রাখে (In Line with Text). ছবির পাশে লেখা চাইলে ছবিতে ক্লিক → পাশের Layout Options বোতাম → Wrap Text: Square (চারপাশে লেখা), Top and Bottom (ওপরে-নিচে লেখা, পাশে ফাঁকা), Behind Text (জলছাপের মতো লেখার পেছনে)। রিপোর্টে ছবি আর টেবিলের নিচে নম্বরসহ ক্যাপশন দিন: ছবিতে ডান-ক্লিক → Insert Caption → “Figure 1: বুড়িগঙ্গার নমুনা সংগ্রহের স্থান”। নম্বর Word নিজে রাখে, আর References → Insert Table of Figures দিয়ে ছবির সূচিও বানানো যায়। Insert → Shapes দিয়ে তীর, বাক্স আর সহজ ফ্লোচার্ট আঁকা যায় (ফ্লোচার্ট নিয়ে বিস্তারিত পর্ব ৩৮-এ)।

৬ · রেফারেন্স, দলীয় কাজ আর Word-এ বাংলা

Footnote আর Citation

অ্যাসাইনমেন্ট বা গবেষণা-রিপোর্টে তথ্যের উৎস জানানো সততার অংশ। Footnote (References → Insert Footnote, Ctrl+Alt+F) লেখায় একটি ছোট নম্বর বসায় আর পাতার নিচে সেই নম্বরে ব্যাখ্যা বা উৎস লেখার জায়গা দেয়; মাঝে নতুন footnote যোগ করলে নম্বর নিজে ঠিক হয়। References → Insert Citation দিয়ে বই বা ওয়েবসাইটের তথ্য (লেখক, শিরোনাম, সাল) একবার লিখে রাখলে লেখার ভেতরে (লেখক, সাল) ধরনের উল্লেখ বসে, আর শেষে Bibliography বোতামে পুরো তথ্যসূত্র-তালিকা তৈরি হয়। APA, MLA-র মতো প্রচলিত ধরন থেকে বেছে নেওয়া যায়।

Track Changes আর Comment — দলীয় কাজের ভিত্তি

রাফি আর নুসরাত একসাথে একটি প্রজেক্ট রিপোর্ট লিখছেন। নুসরাত সরাসরি রাফির লেখা বদলে দিলে রাফি বুঝবেন না কী বদলেছে। এর সমাধান Track Changes — চালু থাকলে প্রতিটি যোগ, মোছা আর ফরম্যাট বদল রঙিন চিহ্নসহ জমা থাকে, আর মূল লেখক প্রতিটি বদল আলাদাভাবে মেনে নেন বা বাতিল করেন। প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে লেখা না বদলে পাশে Comment দেওয়া যায়।

রাফির খসড়াreport-v1.docx

ঢাকায় প্রতিদিন প্রায় ৬ হাজার টন বর্জ্য তৈরি হয়।
এর বেশিরভাগ পুনঃব্যবহার করা হয়।

নুসরাত: Review → Track Changes চালুCtrl+Shift+E

ঢাকায় প্রতিদিন প্রায় ৬ (উৎস দেখে সংখ্যা বসাতে হবে) হাজার টন বর্জ্য তৈরি হয়।
এর বেশিরভাগ একটি ছোট অংশ পুনঃব্যবহার করা হয়।
💬 নুসরাত: সংখ্যাটির উৎস কোথায়? সিটি করপোরেশনের প্রতিবেদন দেখুন।
মোছা = কাটা দাগ, যোগ = নিচে দাগ, পাশে নাম আর সময়

রাফি: Review → Accept / Rejectএকটি একটি করে

বদল ১  "৬" → "(উৎস দেখে …)"      Reject  — উৎস খুঁজে নিজে ঠিক সংখ্যা বসালেন
বদল ২  "বেশিরভাগ" → "একটি ছোট অংশ" Accept
💬 মন্তব্য                          Reply → Resolve

জমা দেওয়ার আগেFile → Info → Check for Issues → Inspect Document

✔ কোনো অমীমাংসিত Track Change নেই
✔ কোনো Comment বাকি নেই
✔ লুকানো লেখকের তথ্য দেখা হয়েছে
→ report-final.pdf হিসেবে Export

খসড়া। রাফি প্রথম খসড়া লিখে নুসরাতকে পাঠালেন। লেখায় একটি সংখ্যা আছে, যার উৎস লেখা নেই, আর একটি দাবি সম্ভবত ভুল।
চিহ্নসহ সম্পাদনা। নুসরাত Track Changes চালু করে সম্পাদনা করলেন। মুছে ফেলা লেখা কাটা দাগসহ থেকে যায়, নতুন লেখা আসে রঙিন নিচে-দাগে, আর প্রতিটি বদলের পাশে কে কখন করেছেন লেখা থাকে। সংখ্যার উৎস নিয়ে প্রশ্নটি তিনি লেখা না বদলে Comment-এ রাখলেন।
মেনে নেওয়া বা বাতিল। রাফি Review ট্যাবের Next দিয়ে একটি একটি বদলে গেলেন: যেটি ঠিক, Accept; যেটি তাঁর পছন্দ নয়, Reject. মন্তব্যের উত্তর দিয়ে Resolve করলেন। মূল লেখার মালিকানা লেখকেরই থাকে।
পরিষ্কার করে জমা। সব বদল মীমাংসা না করে ফাইল পাঠালে প্রাপকও কাটা দাগ আর মন্তব্য দেখতে পান — বিব্রতকর ভুল। Inspect Document দিয়ে দেখে নিয়ে PDF করে জমা দিন। Google Docs-এ এই কাজটিই হয় Suggesting mode-এ (অংশ ৮)।

Word-এ বাংলা — Unicode হলে সব ঠিক

পর্ব ০৭-এ দেখেছেন, বাংলা লেখার দুটি যুগ। পুরোনো ANSI ফন্ট (SutonnyMJ ধরনের) আসলে ইংরেজি অক্ষরের ঘরে বাংলা ছবি বসায়। তাই সেই ফন্ট না থাকা কম্পিউটারে, মোবাইলে বা Google Docs-এ খুললে লেখা হয়ে যায় ইংরেজি হিজিবিজি; Find & Replace, বানান-পরীক্ষা আর বর্ণানুক্রমে সাজানোও ঠিকমতো চলে না। Unicode-এ লেখা বাংলা (Avro বা Bijoy-এর Unicode মোডে, বা Windows-এর বাংলা কিবোর্ডে টাইপ করা) এসব সমস্যা থেকে মুক্ত।

ফন্ট: Nikosh, Kalpurush, SolaimanLipi, Noto Sans Bengali বা Windows-এর Nirmala UI — সবই Unicode ফন্ট। সরকারি দপ্তরে Nikosh বহুল ব্যবহৃত।
বাংলা-ইংরেজি মেশানো: Word বাংলা আর ইংরেজির জন্য আলাদা ফন্ট রাখতে পারে। Font ডায়ালগে (Ctrl+D) “Complex scripts” অংশে বাংলা ফন্ট আর “Latin text” অংশে ইংরেজি ফন্ট দিলে একই অনুচ্ছেদে দুটিই সুন্দর দেখায়।
ফন্ট সাথে নিন: অন্য কম্পিউটারে Nikosh না থাকলে Word অন্য একটি বাংলা ফন্ট দেখায় — লেখা ঠিক থাকে, চেহারা একটু বদলায়। চেহারা হুবহু রাখতে PDF করে পাঠান।
পুরোনো SutonnyMJ ফাইল পেলে: Bijoy-to-Unicode কনভার্টার দিয়ে Unicode-এ রূপান্তর করে নিন (পর্ব ০৭), তারপর বানান একবার মিলিয়ে নিন।

৭ · Mail merge — একটি চিঠি থেকে ৫০টি

একটি কোচিং সেন্টারের মডেল টেস্টে ৫০ জন পরীক্ষার্থী। প্রত্যেকের প্রবেশপত্রে নাম, রোল আর কেন্দ্র আলাদা, বাকি সব এক। ৫০ বার কপি করে নাম বদলানো মানে ঘণ্টার পর ঘণ্টা কাজ আর অনিবার্য ভুল — কারও প্রবেশপত্রে অন্যের রোল। Mail merge এই কাজ মিনিটে করে। দুটি জিনিস লাগে:

📄 মূল ডকুমেন্ট

চিঠির নমুনা — যা সবার জন্য এক, আর যেখানে যেখানে ব্যক্তিভেদে বদলাবে সেখানে একটি করে merge field, যেমন «Name», «Roll».

Word ডকুমেন্ট

📊 প্রাপকের তালিকা

Data source — একটি টেবিল, যার প্রথম সারিতে কলামের নাম (Name, Roll, Center), আর প্রতিটি পরের সারিতে একজন মানুষ।

Excel, Outlook contacts বা Word টেবিল

তালিকাstudents.xlsx৫০ সারি
মূল ডকুমেন্টStart Mail Mergeনমুনা চিঠি
Field বসানো«Name» «Roll»ফাঁকা ঘর
PreviewPreview Resultsভুল ধরা
Finish & Merge৫০টি পাতাপ্রিন্ট বা ফাইল

তালিকা তৈরি। Excel-এ প্রথম সারিতে কলামের নাম: Name, Roll, Center, Phone — ছোট, স্পেসহীন নাম দিলে ভালো। প্রতিটি পরের সারিতে একজন পরীক্ষার্থী। মাঝে ফাঁকা সারি বা একত্র করা (merged) ঘর রাখবেন না। বাংলা নাম Unicode-এ লিখুন। ফাইল সেভ করে বন্ধ করুন।
মূল ডকুমেন্ট। Word-এ প্রবেশপত্রের নকশা বানান। তারপর Mailings → Start Mail Merge → Letters. এরপর Mailings → Select Recipients → Use an Existing List → students.xlsx → সঠিক sheet বাছাই (“First row of data contains column headers” টিক)। Edit Recipient List দিয়ে কাউকে বাদ দেওয়া বা সাজানো যায়।
Field বসানো। যেখানে নাম বসবে সেখানে cursor রেখে Mailings → Insert Merge Field → Name. ডকুমেন্টে দেখাবে «Name». একইভাবে «Roll», «Center». ভুল করে হাতে «Name» টাইপ করবেন না — এটি আসল field নয়, সাধারণ লেখা।
Preview — সবচেয়ে জরুরি ধাপ। Preview Results চাপলে «Name»-এর জায়গায় প্রথম পরীক্ষার্থীর আসল নাম আসে; তীর-বোতামে একে একে দেখুন। এখানেই ধরা পড়ে কারও কেন্দ্রের ঘর ফাঁকা, কারও রোলের আগে বাড়তি শূন্য হারিয়েছে, বা লম্বা নামে লাইন ভেঙেছে। ভুল থাকলে Excel-এ ঠিক করুন, ডকুমেন্টে নয়।
Finish & Merge. তিনটি পথ: Edit Individual Documents — ৫০ পাতার একটি নতুন ডকুমেন্ট, প্রতি পাতায় একজন (প্রিন্টের আগে দেখে নেওয়ার জন্য সবচেয়ে নিরাপদ); Print Documents — সরাসরি প্রিন্টারে; Send Email Messages — প্রত্যেককে আলাদা ইমেইল (Outlook লাগে)। মূল ডকুমেন্ট সেভ করে রাখুন — পরের মাসে নতুন তালিকা দিলেই আবার চলবে।

একই পদ্ধতিতে বানানো যায় সনদপত্র, নিয়োগপত্র, অভিভাবকের কাছে ফলাফলের চিঠি, খামের ঠিকানা আর স্টিকার-লেবেল (Start Mail Merge → Envelopes বা Labels). Google Docs-এ Word-এর মতো সরাসরি mail merge বোতাম সাধারণত নেই; সেখানে Google Sheets-এর তালিকা নিয়ে কাজ করার add-on ব্যবহার করতে হয়।

নিজে চালিয়ে দেখুন — একটি ছোট mail merge

নিচের ছোট প্রোগ্রামটি ঠিক Word-এর কাজটিই করে: একটি নমুনা ({{name}}-এর মতো ফাঁকা ঘরসহ) আর একটি তালিকা নিয়ে প্রত্যেকের জন্য আলাদা লেখা বানায়। তৃতীয় জনের কেন্দ্রের তথ্য ইচ্ছা করে বাদ রাখা হয়েছে — দেখুন কী হয়। “চালান” চাপুন; চাইলে নিজের নাম যোগ করে আবার চালান।

const template = "প্রবেশপত্র | রোল: {{roll}} | নাম: {{name}} | কেন্দ্র: {{center}}";

const students = [
  { name: "রাফি আহমেদ",  roll: 101, center: "রাজশাহী কলেজ" },
  { name: "নুসরাত জাহান", roll: 102, center: "রাজশাহী কলেজ" },
  { name: "তানভীর হাসান", roll: 103 },          // center নেই!
];

function merge(tpl, row) {
  // {{...}} খুঁজে তালিকার মান বসানো; না পেলে সতর্কবার্তা
  return tpl.replace(/\{\{(\w+)\}\}/g, (all, field) =>
    field in row ? row[field] : "[" + field + " ফাঁকা!]");
}

students.forEach((row, i) => {
  console.log((i + 1) + ") " + merge(template, row));
});
console.log("মোট " + students.length + "টি প্রবেশপত্র তৈরি হলো");

আউটপুটে প্রথম দুটি লাইন সম্পূর্ণ: 1) প্রবেশপত্র | রোল: 101 | নাম: রাফি আহমেদ | কেন্দ্র: রাজশাহী কলেজ. তৃতীয়টিতে আসে কেন্দ্র: [center ফাঁকা!], আর শেষে “মোট 3টি প্রবেশপত্র তৈরি হলো”। replace প্রতিটি {{…}} খুঁজে ভেতরের নাম দিয়ে তালিকার সারি থেকে মান তোলে — Word-এর «Name» field-ও ঠিক এভাবে কাজ করে। Word অবশ্য ফাঁকা ঘরে কোনো সতর্কবার্তা দেয় না, চুপচাপ খালি রেখে দেয় — এজন্যই Preview ধাপ এত জরুরি। তালিকা ৩ থেকে ৫০০ হলেও নমুনা একটিই থাকে।

৮ · সেভ, PDF, প্রিন্ট — আর Google Docs

সেভ আর রপ্তানি

প্রথম সেভ: F12 (Save As) দিয়ে অর্থপূর্ণ নাম আর জায়গা ঠিক করুন — Document1 নয় (পর্ব ০৬-এর নামকরণের নিয়ম)।
PDF: File → Save As → ধরন “PDF”, অথবা File → Export → Create PDF/XPS. জমা দেওয়ার কাগজ সবসময় PDF-এ পাঠান — প্রাপকের কম্পিউটারে ফন্ট না থাকলেও চেহারা বদলায় না। PDF-এ বাংলা ঠিক আছে কি না, খুলে একবার দেখে নিন।
Compatibility Mode: পুরোনো .doc ফাইল খুললে শিরোনামে এই লেখা আসে, আর কিছু নতুন সুবিধা বন্ধ থাকে। File → Info → Convert দিলে .docx হয়ে যায়।
AutoSave: ফাইল OneDrive-এ রাখলে Word-এর ওপরের বাঁ কোণে AutoSave চালু করা যায় — প্রতিটি বদল কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে ক্লাউডে সেভ হয়, লোডশেডিংয়েও কাজ হারায় না। আগের সংস্করণে ফিরতে File → Info → Version History. ক্লাউডে ফাইল রাখা আর শেয়ার করা নিয়ে বিস্তারিত পর্ব ১৪-এ। ক্লাউড না থাকলে File → Options → Save-এ AutoRecover-এর সময় কমিয়ে রাখুন, আর ঘনঘন Ctrl+S.

প্রিন্ট

File → Print (Ctrl+P) খুললে ডানে Print Preview — কাগজে ঠিক যেমন আসবে। প্রিন্টের আগে এখানে পাতা গুনুন, শেষ পাতায় একটি-দুটি লাইন একা পড়ে আছে কি না দেখুন। দরকারি অপশন: Pages ঘরে 1-3,5 লিখলে শুধু ১ থেকে ৩ আর ৫ নম্বর পাতা; Copies; আর কাগজের দুই পিঠে ছাপা — duplex printing. প্রিন্টার নিজে দুই পিঠ ছাপতে পারলে “Print on Both Sides”, না পারলে “Manually Print on Both Sides” — Word এক পিঠ ছেপে থামবে, কাগজ উল্টে আবার দিতে বলবে।

Google Docs — একই কাজ, ব্রাউজারে

Google Docs একটি ওয়েব অ্যাপ: docs.google.com-এ খোলে, ফাইল থাকে Google Drive-এ, আর সেভ বোতামই নেই — প্রতিটি অক্ষর নিজে সেভ হয়। সবচেয়ে বড় শক্তি real-time collaboration — কয়েকজন একই ডকুমেন্টে একই সময়ে লেখেন, প্রত্যেকের cursor আলাদা রঙে দেখা যায়।

কাজ	Microsoft Word	Google Docs
শিরোনাম style	Home → Styles → Heading 1	টুলবারের “Normal text” ঘর → Heading 1
শেয়ার	ওপরের ডানে Share (OneDrive-এ থাকলে)	ওপরের ডানে Share → Viewer / Commenter / Editor
বদলের চিহ্ন রাখা	Review → Track Changes	ওপরের ডানে পেনসিল-আইকন → Suggesting
পুরোনো সংস্করণ	File → Info → Version History	File → Version history → See version history
ইন্টারনেট ছাড়া	কম্পিউটারে ইনস্টল করা, তাই সমস্যা নেই	File → Make available offline (Chrome-এ আগে থেকে চালু করতে হয়)
অন্য ফরম্যাটে	Save As / Export	File → Download → .docx, .odt, .pdf
বলে বলে লেখা	Home → Dictate	Tools → Voice typing (বাংলাও সমর্থন করে)

শেয়ার করার আগে ভাবুন: “Anyone with the link” দিলে লিংক যার হাতে যাবে সে-ই দেখতে পাবে। ফোন নম্বর, জাতীয় পরিচয়পত্রের নম্বর বা ফলাফলের মতো ব্যক্তিগত তথ্য থাকলে নির্দিষ্ট মানুষের ইমেইল দিয়ে শেয়ার করুন, আর বেশিরভাগকে Editor নয়, Commenter বা Viewer দিন।

প্রতিদিনের চারটি ডকুমেন্ট — ভালো কাঠামো

ওপরে বাঁয়ে তারিখ; তারপর প্রাপক — “বরাবর, প্রধান শিক্ষক / ব্যবস্থাপক, প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা”।
বিষয়: এক লাইনে, Bold — “তিন দিনের ছুটির জন্য আবেদন”।
সম্বোধন (“জনাব,”), তারপর ২–৩টি ছোট অনুচ্ছেদ: কী চান, কেন, কবে থেকে কবে।
শেষে “বিনীত নিবেদক”, নাম, পদবি বা শ্রেণি-রোল, ফোন নম্বর। Justify, ১২ point, A4, margin ১ ইঞ্চি।

এক বা দুই পাতা। ওপরে নাম (বড়), তার নিচে ফোন, ইমেইল, শহর — ছবি চাইলে ডানে ছোট করে।
অংশ: Career Objective বা Summary → Education → Experience → Skills → Training → References. প্রতিটি অংশের নাম Heading style-এ।
তারিখ আর প্রতিষ্ঠান সাজাতে বর্ডারহীন টেবিল বা Tab stop ব্যবহার করুন, স্পেস নয়।
পাঠানোর ফাইল: Rafi-Ahmed-CV.pdf. Word-এর File → New-এ অনেক তৈরি CV টেমপ্লেট আছে।

ওপরে প্রতিষ্ঠানের নাম ও লোগো (header-এ রাখুন, যাতে প্রতিটি নোটিশে একই থাকে)।
স্মারক নম্বর ও তারিখ এক লাইনে — বাঁয়ে নম্বর, ডানে তারিখ (Tab stop দিয়ে)।
মাঝখানে বড় করে “নোটিশ” বা “বিজ্ঞপ্তি”, তারপর সংক্ষিপ্ত মূল কথা; সময়, তারিখ, স্থান Bold.
নিচে ডানে স্বাক্ষর, নাম, পদবি। নকশাটি .dotx টেমপ্লেট হিসেবে রেখে দিন।

কভার পেজ (Title style; header-footer ছাড়া) → সূচিপত্র (স্বয়ংক্রিয়) → ভূমিকা → পদ্ধতি → ফলাফল → আলোচনা → উপসংহার → তথ্যসূত্র।
প্রতিটি অধ্যায় Heading 1, উপ-অংশ Heading 2; অধ্যায় শুরু Page Break দিয়ে।
ছবি-টেবিলে নম্বরসহ ক্যাপশন, উৎসে footnote বা citation, footer-এ পাতা নম্বর।
জমার আগে: Update Table, বানান-পরীক্ষা, Track Changes মীমাংসা, তারপর PDF.

আরও গভীরে: একটি .docx ফাইল আসলে একটি ZIP প্যাকেট। কপি করে এক্সটেনশন .zip করে খুললে ভেতরে পাবেন word/document.xml — সেখানে আপনার লেখা আছে <w:p> (paragraph) আর <w:pStyle w:val="Heading1"/>-এর মতো চিহ্নের ভেতরে। অর্থাৎ Word-এর ভেতরটাও একটি কাঠামো — ঠিক যেমন ওয়েব পেজে <h1>, <p>. এই মিল দেখতে চাইলে পর্ব ৩৬ আর ABCL TECH-এর HTML ও CSS কোর্স দেখুন — সেখানে “বিষয়বস্তু HTML-এ, চেহারা CSS-এ” নীতিটিই এই পর্বের Style-এর বড় রূপ।

পরীক্ষা ও ইন্টারভিউতে: চাকরির পরীক্ষার কম্পিউটার অংশে আর অফিস-সহায়ক পদের ব্যবহারিক পরীক্ষায় এ ধরনের প্রশ্ন প্রায়ই আসে —

MS Word-এ লেখা মাঝখানে আনার শর্টকাট? — Ctrl+E; Justify = Ctrl+J.
Mail merge কী কাজে লাগে? — একটি নমুনা ডকুমেন্ট আর একটি তালিকা মিলিয়ে অনেকজনের জন্য আলাদা আলাদা চিঠি, লেবেল বা খাম তৈরি করা।
Header আর Footer কী? — প্রতিটি পাতার ওপরের ও নিচের margin-এর অংশ, যেখানে লেখা একবার দিলে সব পাতায় আসে; পাতা নম্বর সাধারণত footer-এ।
MS Word 2007 থেকে ডিফল্ট ফাইল এক্সটেনশন কী? — .docx; পুরোনোটি .doc, টেমপ্লেট .dotx.
নতুন পাতা শুরু করার শর্টকাট? — Ctrl+Enter (Page Break).

৯ · AI-এর যুগে — খসড়া লেখায় AI, সিদ্ধান্তে আপনি

Word-এ Microsoft 365 Copilot, Google Docs-এ Gemini (“Help me write”), আর ChatGPT, Claude বা Gemini-র মতো চ্যাটবট — সবাই এখন দরখাস্ত, নোটিশ বা রিপোর্টের খসড়া মুহূর্তে লিখে দিতে পারে। এটি সময় বাঁচায়, বিশেষ করে ফাঁকা পাতার সামনে বসে থাকার কষ্ট। কিন্তু AI জানে না আপনার প্রতিষ্ঠানের নিয়ম, আপনার আসল তারিখ বা আসল কারণ। আর আত্মবিশ্বাসী সুরে ভুল তথ্য বানিয়ে দেওয়া তার পরিচিত দুর্বলতা।

AI-এর সাধারণ ভুল	আপনি যা করবেন
নিয়ম, সংখ্যা বা উৎস বানিয়ে দেয় (“সরকারি বিধি অনুযায়ী…”)	প্রতিটি তথ্য আসল উৎসের সাথে মিলিয়ে নিন; না মিললে বাদ দিন
বাংলা বানানে ভুল, বা অস্বাভাবিক অনুবাদ-গন্ধী ভাষা	নিজে জোরে পড়ে দেখুন; প্রাতিষ্ঠানিক চিঠিতে প্রচলিত শব্দ ব্যবহার করুন
সুর ভুল — অতিরিক্ত আবেগ বা খুব বেশি অনানুষ্ঠানিক	প্রাপক কে, তা প্রম্পটে বলে দিন; শেষে নিজে সংক্ষিপ্ত করুন
চেহারা আসে সাধারণ লেখা হিসেবে — কোনো Style নেই	পেস্ট করে Heading আর Normal style নিজে লাগান

ভালো প্রম্পটে থাকে: কী ডকুমেন্ট, প্রাপক কে, মূল তথ্য, ভাষা ও সুর, দৈর্ঘ্য — আর ব্যক্তিগত তথ্যের জায়গায় ফাঁকা ঘর:

তুমি একজন অভিজ্ঞ অফিস-সহকারী। প্রমিত বাংলায় একটি ছুটির দরখাস্তের খসড়া লেখো। - প্রাপক: একটি বেসরকারি প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপক - কারণ: পারিবারিক অনুষ্ঠান, ৩ দিনের ছুটি - নাম, পদবি, তারিখ আর ফোন নম্বরের জায়গায় [নাম], [পদবি], [তারিখ], [ফোন] রেখে দাও — আমি নিজে বসাব - সুর: বিনয়ী কিন্তু সংক্ষিপ্ত, ১২০ শব্দের মধ্যে - কাঠামো: তারিখ, বরাবর, বিষয়, সম্বোধন, মূল অংশ, বিনীত নিবেদক - কোনো আইন বা বিধির নাম বানিয়ে লিখবে না শেষে আলাদা করে বলো, কোন কোন শব্দের বানান আমার একবার মিলিয়ে নেওয়া উচিত।

AI-এর লেখা জমা দেওয়ার আগে — চেকলিস্ট

প্রম্পটে কোনো আসল ব্যক্তিগত তথ্য দিইনি — জাতীয় পরিচয়পত্র, ফোন, ঠিকানা, বেতন, অন্যের নাম আর ফলাফল ফাঁকা ঘরে রেখেছি
প্রতিটি তথ্য, তারিখ, সংখ্যা আর নিয়মের উল্লেখ আসল উৎসে মিলিয়েছি
বাংলা বানান আর সুর নিজে পড়ে ঠিক করেছি; প্রাপকের সাথে মানানসই কি না দেখেছি
Word-এ পেস্ট করে Style, A4, margin আর Unicode ফন্ট ঠিক করেছি
প্রতিষ্ঠানের নিয়মে AI ব্যবহারের অনুমতি আছে কি না জেনেছি — অ্যাসাইনমেন্টে দরকার হলে AI-এর সাহায্যের কথা উল্লেখ করেছি

ভাবনার প্রশ্ন

প্রতিটি প্রশ্ন নিয়ে নিজে কিছুক্ষণ ভাবুন — তারপর “→ উত্তর” চাপুন। প্রতিদিনের Bold বোতামের পেছনেও পঞ্চাশ বছরের গল্প আছে।

প্র ০১টাইপরাইটার থেকে WordStar, WordPerfect আর Word — WYSIWYG কীভাবে লেখার ধরন বদলে দিল?

টাইপরাইটারে প্রতিটি অক্ষর চাপার সাথে সাথে কাগজে কালি পড়ত। ভুল হলে পুরো পাতা নতুন করে টাইপ, বা সাদা কালি দিয়ে ঘষামাজা। একটি অনুচ্ছেদ যোগ করা মানে পরের সব পাতা আবার টাইপ করা। অফিসে তাই আলাদা “টাইপিস্ট” পদ ছিল, আর খসড়া হাতে লিখে টাইপিস্টকে দেওয়া হতো।

সত্তরের দশকে মাইক্রোকম্পিউটার আসার পর ১৯৭৮ সালে MicroPro কোম্পানি আনে WordStar — CP/M আর পরে MS-DOS-এ চলা সবচেয়ে জনপ্রিয় প্রথম দিকের ওয়ার্ড প্রসেসরগুলোর একটি। পর্দায় তখন শুধু সবুজ বা সাদা অক্ষর; Bold বোঝাতে লেখার আগে-পরে বিশেষ নিয়ন্ত্রণ-চিহ্ন বসত, আসল চেহারা দেখা যেত শুধু ছাপার পর। আশির দশকে অফিস আর আইন-ব্যবসার বাজার দখল করে WordPerfect, যার “Reveal Codes” বৈশিষ্ট্যে লেখার ভেতরের সব ফরম্যাট-চিহ্ন দেখা যেত।

অন্যদিকে Xerox PARC-এ ১৯৭৪ সালে তৈরি Bravo দেখিয়েছিল, পর্দায় লেখা ছাপার মতো দেখানো সম্ভব। Bravo-র অন্যতম নির্মাতা Charles Simonyi Microsoft-এ যোগ দেওয়ার পর ১৯৮৩ সালে আসে Microsoft Word. ১৯৮৫ সালে Macintosh-এর জন্য Word আর ১৯৮৯ সালে Windows-এর জন্য Word পর্দায় সত্যিকারের ফন্ট আর চেহারা দেখাতে শুরু করে। নব্বইয়ের দশকে Windows ছড়িয়ে পড়ার সাথে সাথে Word বাজারের শীর্ষে ওঠে, আর WordPerfect পিছিয়ে পড়ে — অনেক বিশ্লেষকের মতে Windows-সংস্করণ আনতে দেরি করাই এর বড় কারণ।

WYSIWYG লেখাকে সবার হাতে দিয়েছে — আলাদা টাইপিস্ট ছাড়াই যে কেউ সুন্দর ডকুমেন্ট বানাতে পারেন। কিন্তু এর একটি অপ্রত্যাশিত পার্শ্বপ্রতিক্রিয়াও আছে: মানুষ চোখে যা দেখে সেটাকেই সব ভাবে, তাই স্পেস আর Enter দিয়ে চেহারা মেলায়। পেশাদার প্রকাশনায় বহু আগে থেকেই উল্টো পথ চলে আসছে — কাঠামো আগে, চেহারা পরে। Style ঠিক এই দুই জগতের মিলন।

মূল উপলব্ধি: প্রযুক্তি কাজকে সহজ করলে কাজের ধরনও বদলায়। WYSIWYG লেখাকে গণতান্ত্রিক করেছে, কিন্তু ভালো ডকুমেন্টের রহস্য এখনো সেই পুরোনো নীতিতে — আগে কাঠামো, তারপর সাজ।

প্র ০২Google Docs কীভাবে এলো, আর কয়েকজন একসাথে একই লেখা সম্পাদনা করলে লেখা গুলিয়ে যায় না কেন?

২০০৫ সালে Upstartle নামের একটি ছোট কোম্পানি Writely নামে ব্রাউজারে চলা একটি ওয়ার্ড প্রসেসর বানায়। ২০০৬ সালে Google কোম্পানিটি কিনে নেয়, আর একই বছর Google Spreadsheets-এর সাথে মিলিয়ে চালু করে “Google Docs & Spreadsheets”. তখন ব্রাউজারে এত বড় অ্যাপ চালানো ছিল নতুন ধারণা — অনেকে ভাবতেন, ইনস্টল করা Word-এর সাথে এটি কখনো প্রতিযোগিতা করতে পারবে না।

Google Docs-এর আসল শক্তি অন্য জায়গায় দাঁড়াল: ফাইল একটিই, থাকে সার্ভারে, আর সবাই সেই একটি ফাইলেই কাজ করে। “final-v3-rafi-edited.docx” ধরনের দশটি কপি ইমেইলে ঘুরে বেড়ানোর দিন শেষ। তবে একসাথে লেখা একটি কঠিন প্রকৌশল সমস্যা। ধরুন “বাংলাদেশ” শব্দটির শুরুতে রাফি “আমার ” লিখলেন, আর একই মুহূর্তে নুসরাত পঞ্চম অক্ষরের পরে কিছু মুছলেন। রাফির লেখা যোগ হওয়ায় নুসরাতের “পঞ্চম অক্ষর” এখন আর আগের জায়গায় নেই। সার্ভার যদি হুবহু দুটি আদেশ চালায়, ভুল অক্ষর মুছে যাবে।

এর সমাধানে ব্যবহার হয় Operational Transformation ধরনের পদ্ধতি — প্রতিটি সম্পাদনাকে “অবস্থান + কাজ” হিসেবে পাঠানো হয়, আর অন্যের আগের সম্পাদনা অনুযায়ী অবস্থান হিসাব করে সমন্বয় করা হয়, যাতে শেষ পর্যন্ত সবার পর্দায় একই লেখা থাকে। Google ২০১০ সালের দিকে Docs-এর সম্পাদক নতুন করে লেখে, যাতে অক্ষরে অক্ষরে প্রায় সাথে সাথে একসাথে লেখা মসৃণ হয়। পরে Microsoft-ও Word-এ অনলাইন সহ-লেখা (co-authoring) আনে।

এর সামাজিক প্রভাবও বড়: দলীয় অ্যাসাইনমেন্ট, অফিসের নীতিমালা, সাংবাদিকতা — সবখানে এখন “এক ফাইল, অনেক হাত”। কিন্তু ফাইল অন্যের সার্ভারে থাকা মানে ইন্টারনেট আর অ্যাকাউন্টের ওপর নির্ভরতা, আর শেয়ারিং সেটিংসে একটি ভুলে গোপন তথ্য প্রকাশ্য হওয়ার ঝুঁকি।

মূল উপলব্ধি: ক্লাউড শুধু ফাইল রাখার জায়গা নয়, কাজের ধরন বদলানোর হাতিয়ার। আর দেখতে সরল “একসাথে লেখা”-র পেছনে আছে বিতরণকৃত সিস্টেমের কঠিন গণিত।

প্র ০৩.doc থেকে .docx — ফরম্যাট বদলের দরকার কেন পড়ল, আর ODF-এর মতো উন্মুক্ত ফরম্যাট কেন গুরুত্বপূর্ণ?

পুরোনো .doc ছিল একটি বাইনারি ফরম্যাট — Word-এর মেমরির কাঠামো প্রায় সরাসরি ডিস্কে লিখে রাখার মতো। এর বিবরণ বহু বছর প্রকাশ্য ছিল না, ফলে অন্য সফটওয়্যারকে অনুমান আর উল্টো-প্রকৌশল (reverse engineering) করে ফাইল পড়তে হতো। একটু ক্ষতিগ্রস্ত হলে পুরো ফাইল খোলা যেত না, আর বিভিন্ন সংস্করণের মধ্যে চেহারা বদলে যাওয়ার সমস্যা ছিল নিত্যদিনের।

২০০০-এর দশকের শুরুতে সরকারগুলো একটি বড় প্রশ্ন তুলল: জনগণের দলিল যদি একটি কোম্পানির গোপন ফরম্যাটে থাকে, পঞ্চাশ বছর পর কে সেগুলো খুলবে? এর জবাবে OASIS নামের মানদণ্ড সংস্থা ২০০৫ সালে অনুমোদন দেয় OpenDocument Format (ODF) — .odt, .ods, .odp — যা ২০০৬ সালে ISO মানদণ্ডও হয়। কিছু দেশের সরকার দাপ্তরিক কাজে উন্মুক্ত ফরম্যাট বাধ্যতামূলক করার পথে হাঁটে।

Microsoft আনে নিজের XML-ভিত্তিক ফরম্যাট Office Open XML — Office 2007 থেকে .docx, .xlsx, .pptx. এটি Ecma (২০০৬) আর পরে ISO/IEC 29500 (২০০৮) মানদণ্ড হয়, যদিও ISO অনুমোদনের প্রক্রিয়া নিয়ে তখন বেশ বিতর্ক হয়েছিল। ভেতরে এটি XML ফাইলের একটি ZIP প্যাকেট (“আরও গভীরে” নোটে দেখেছেন), তাই আকারে ছোট, একটি অংশ নষ্ট হলেও বাকিটা উদ্ধারের সম্ভাবনা বেশি, আর অন্য প্রোগ্রাম সহজে পড়তে পারে।

বাস্তবে আজ .docx কার্যত সবার ভাষা — Google Docs, LibreOffice, মোবাইল অ্যাপ সবাই খোলে, যদিও জটিল ডকুমেন্টে এখনো ছোটখাটো পার্থক্য হয়। আর দীর্ঘমেয়াদি সংরক্ষণের জন্য আলাদা মানদণ্ড আছে — PDF/A, যা ভবিষ্যতে খোলার জন্য দরকারি সব কিছু ফাইলের ভেতরেই রাখে।

মূল উপলব্ধি: ফাইল-ফরম্যাট শুধু কারিগরি বিষয় নয় — কে আপনার তথ্য পড়তে পারবে, কতদিন পারবে, তা ঠিক করে। গুরুত্বপূর্ণ দলিল এমন ফরম্যাটে রাখুন, যার বিবরণ উন্মুক্ত আর যা অনেক সফটওয়্যার পড়তে পারে।

প্র ০৪Style আর Heading কেন accessibility-র প্রশ্ন? একজন দৃষ্টিপ্রতিবন্ধী পাঠক Word ডকুমেন্ট “পড়েন” কীভাবে?

দৃষ্টিপ্রতিবন্ধী মানুষ কম্পিউটার ব্যবহার করেন screen reader দিয়ে — এমন সফটওয়্যার, যা পর্দার লেখা কৃত্রিম কণ্ঠে পড়ে শোনায়, আর কিবোর্ড দিয়ে চলাফেরা করতে দেয়। Windows-এ আছে বিনামূল্যের NVDA (ওপেন সোর্স) আর নিজস্ব Narrator, বাণিজ্যিক JAWS; মোবাইলে TalkBack আর VoiceOver.

চোখে দেখা পাঠক ৩০ পাতার রিপোর্টে এক নজরে শিরোনাম দেখে বুঝে নেন কোথায় কী। Screen reader ব্যবহারকারীর কাছে লেখা আসে একটি লম্বা শব্দের স্রোত হিসেবে। তাঁর ভরসা কাঠামো: একটি বোতাম চেপে তিনি “পরের Heading”-এ লাফ দেন, শিরোনামের তালিকা শোনেন, টেবিলে কলামের শিরোনামসহ প্রতিটি ঘর শোনেন। কিন্তু শিরোনাম যদি শুধু বড় আর Bold হয়, screen reader জানে না সেটি শিরোনাম — পুরো ডকুমেন্ট তাঁর কাছে কাঠামোহীন। ছবিতে alt text না থাকলে শোনেন শুধু “picture”. স্পেস দিয়ে বানানো “কলাম” শোনায় এলোমেলো শব্দের মতো।

এজন্যই ওয়েবের মানদণ্ড WCAG থেকে শুরু করে বহু দেশের সরকারি ডকুমেন্ট-নির্দেশিকা একই কথা বলে: আসল Heading ব্যবহার করুন, স্তর বাদ দেবেন না, ছবিতে বিকল্প লেখা দিন, টেবিলে শিরোনাম-সারি চিহ্নিত করুন, শুধু রং দিয়ে অর্থ বোঝাবেন না। Word-এর Review → Check Accessibility এগুলোর অনেকটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরীক্ষা করে। আর Word থেকে PDF বানানোর সময় কাঠামো (tag) PDF-এও যায়, যদি মূল ডকুমেন্টে Style থাকে।

বাংলা ডকুমেন্টের জন্য আরেকটি বিষয় আছে: screen reader বাংলা ঠিকমতো পড়তে পারে কেবল Unicode-এ লেখা হলে। ANSI ফন্টে লেখা বাংলা তার কাছে অর্থহীন ইংরেজি অক্ষর। অর্থাৎ Unicode আর Style — দুটিই সবার জন্য তথ্য পৌঁছানোর শর্ত।

মূল উপলব্ধি: যে অভ্যাস আপনার নিজের সময় বাঁচায় (Style, সূচিপত্র), সেটিই অন্য একজন মানুষের কাছে ডকুমেন্টকে পড়ার যোগ্য করে। ভালো কাঠামো একসাথে দক্ষতা আর মানবিকতা।

প্র ০৫ওয়ার্ড প্রসেসরে বাংলা — ANSI ফন্টের যুগ থেকে Unicode-এ আসতে এত সময় লাগল কেন?

আশির দশকের শেষে বাংলাদেশে কম্পিউটারে বাংলা লেখার জনপ্রিয় পথ তৈরি করে Bijoy কিবোর্ড (১৯৮৮) আর তার সাথে আসা ফন্টগুলো, যেমন SutonnyMJ. তখন Windows বা Word বাংলার মতো জটিল লিপি বুঝত না। তাই কৌশলটি ছিল চতুর: ফাইলে রাখা হতো সাধারণ ইংরেজি অক্ষরের নম্বর, আর ফন্টে সেই নম্বরের ঘরে আঁকা থাকত বাংলা অক্ষর বা যুক্তবর্ণের টুকরো। পর্দায় সুন্দর বাংলা, কিন্তু কম্পিউটারের কাছে সেটি ইংরেজি হিজিবিজি। পত্রিকা, ছাপাখানা, অফিস — সবখানে এটিই চলেছে বহু বছর।

Unicode-এ বাংলার নিজস্ব ঘর ছিল ১৯৯১ সালের প্রথম সংস্করণ থেকেই। কিন্তু Unicode বাংলা ঠিকমতো দেখাতে লাগে একটি shaping engine — যে “ক + ্ + ষ” দেখে “ক্ষ” আঁকবে, আর ি-কারকে ব্যঞ্জনের আগে বসাবে। Windows-এ এই সমর্থন পূর্ণতা পায় ২০০০-এর দশকে (Windows XP-র সময় থেকে ধীরে ধীরে), ভালো Unicode বাংলা ফন্ট আসতেও সময় লাগে। ২০০৩ সালে Avro Keyboard বিনামূল্যে ফোনেটিক উপায়ে Unicode বাংলা লেখা সহজ করে দেয়; পরে Bijoy-ও Unicode সমর্থন আনে। সরকারি দপ্তরে Nikosh-এর মতো Unicode ফন্ট ছড়ায়।

তবু রূপান্তর ধীর ছিল, কারণ পুরোনো অভ্যাস আর পুরোনো ফাইল। হাজার হাজার টাইপিস্টের আঙুলে Bijoy লেআউট, ছাপাখানার পুরোনো সফটওয়্যারে Unicode-এর সমস্যা, আর বছরের পর বছরের দলিল ANSI-তে। আজও কোনো অফিস থেকে আসা ফাইল খুলে “Avwg evsjvq” ধরনের লেখা দেখা যায় — SutonnyMJ না থাকার চিহ্ন। মোবাইল, ওয়েব, ইমেইল, সার্চ আর AI-এর যুগে কিন্তু Unicode ছাড়া উপায় নেই: Google ANSI বাংলা খুঁজে পায় না, screen reader পড়তে পারে না, Find & Replace কাজ করে না।

মূল উপলব্ধি: মানদণ্ড শুধু প্রযুক্তি দিয়ে জেতে না — অভ্যাস, প্রশিক্ষণ আর পুরোনো তথ্য রূপান্তরের খরচও হিসাবে আসে। আজ নতুন যেকোনো বাংলা ডকুমেন্ট Unicode-এ লেখাই একমাত্র ভবিষ্যৎ-নিরাপদ পথ (বিস্তারিত পর্ব ০৭-এ)।

অনুশীলন

Word, Google Docs বা LibreOffice Writer — যেটি হাতের কাছে আছে, তাতেই করুন।

ভাঙা ডকুমেন্ট মেরামত: তিন অধ্যায়ের একটি ছোট লেখা টাইপ করুন — ইচ্ছা করে স্পেস দিয়ে শিরোনাম মাঝখানে আর Enter দিয়ে নতুন পাতা করুন। এবার ¶ চালু করে সব বাড়তি স্পেস-Enter মুছে Style আর Page Break দিয়ে আবার বানান, শেষে স্বয়ংক্রিয় সূচিপত্র বসান।

ধাপ: Ctrl+Shift+8 দিয়ে চিহ্ন দেখুন → শিরোনামের আগের স্পেস মুছে Title style আর Ctrl+E → অধ্যায়ের নামে Ctrl+Alt+1 (Heading 1) → ফাঁকা ¶-গুলো মুছে প্রতিটি অধ্যায়ের আগে Ctrl+Enter → প্রথম পাতার পরে References → Table of Contents. যাচাই: প্রথম অধ্যায়ে পাঁচ লাইন যোগ করুন; পরের অধ্যায় পাতার ওপরেই থাকলে আর Update Table-এ নম্বর ঠিক হলে কাজ সফল। বাড়তি স্পেস দ্রুত মুছতে Find & Replace-এ দুটি স্পেস খুঁজে একটি দিয়ে বদলানো যায় (কয়েকবার Replace All).
ক্লাস বা অফিসের রুটিন: Landscape পাতায় ৬ কলামের একটি সাপ্তাহিক রুটিন বানান। বিরতির ঘরগুলো Merge করুন, শিরোনামের সারিতে রং দিন, আর header-এ প্রতিষ্ঠানের নাম, footer-এ “হালনাগাদ: (তারিখ)”।

Layout → Orientation → Landscape; Size → A4. Insert → Table → ৬ × ৭. বিরতির ঘরগুলো বাছাই করে টেবিলের Layout → Merge Cells, তারপর Text Direction দিয়ে লেখা খাড়া করা যায়। Table Design → Shading দিয়ে প্রথম সারিতে রং; প্রথম সারি বাছাই করে Repeat Header Rows. Header/Footer-এর জন্য পাতার ওপরে-নিচে ডাবল-ক্লিক। তারিখ স্বয়ংক্রিয় চাইলে Insert → Date & Time — তবে “Update automatically” টিক দিলে প্রতিবার খোলার দিনের তারিখ দেখাবে, যা হালনাগাদের তারিখ হিসেবে ভুল; তাই টিক না দিন।
পাঁচ বন্ধুকে দাওয়াত — mail merge: Excel-এ Name, Relation, Phone কলামে পাঁচজনের তালিকা বানান (একটি ঘর ইচ্ছা করে ফাঁকা রাখুন)। Word-এ একটি দাওয়াতপত্র বানিয়ে merge করুন। Preview-তে ফাঁকা ঘরটি ধরতে পারলেন?

Mailings → Start Mail Merge → Letters → Select Recipients → Use an Existing List → ফাইল ও sheet → Insert Merge Field দিয়ে «Name» ইত্যাদি → Preview Results → তীর দিয়ে পাঁচজন দেখুন। ফাঁকা ঘরের জায়গায় Word কিছুই দেখায় না, তাই বাক্য অসম্পূর্ণ দেখাবে — এটিই Preview-র কাজ। দুটি সমাধান: তালিকা পূরণ করা, অথবা Mailings → Rules → If…Then…Else দিয়ে “ঘর ফাঁকা হলে অন্য লেখা বসাও”। শেষে Finish & Merge → Edit Individual Documents দিয়ে পাঁচ পাতার ফাইল দেখুন। Google Docs ব্যবহার করলে mail merge-এর জন্য add-on লাগবে।
বাংলা পরীক্ষা আর PDF: একটি ছোট বাংলা অনুচ্ছেদ Unicode-এ টাইপ করুন। Find & Replace দিয়ে একটি শব্দ বদলান, ফন্ট Nikosh থেকে Kalpurush বা Nirmala UI-তে বদলে দেখুন, শেষে PDF করে ফোনে খুলুন। কী কী অটুট থাকল?

Unicode-এ লেখা হলে Find & Replace ঠিক শব্দটি খুঁজে বদলায়, আর ফন্ট বদলালে চেহারা বদলায় কিন্তু লেখা একই থাকে — কারণ ফাইলে আছে অক্ষর, ফন্ট শুধু চেহারা। ANSI ফন্টে লেখা হলে ফন্ট বদলালেই ইংরেজি হিজিবিজি দেখাত। PDF ফোনে খুললে চেহারা হুবহু থাকে, কারণ Word দরকারি ফন্ট PDF-এর ভেতরে ঢুকিয়ে দেয়। কোনো যুক্তবর্ণ ভাঙা দেখালে ফন্টটি সেই যুক্তবর্ণ ভালোভাবে সমর্থন করে না — অন্য Unicode ফন্ট চেষ্টা করুন।

নিজেকে যাচাই করুন

ভুল হলে কারণসহ ব্যাখ্যা পাবেন, আবার চেষ্টাও করতে পারবেন।

ক্রমMicrosoft Word-এ mail merge-এর ধাপগুলো সঠিক ক্রমে সাজান (▲▼ চেপে সরান)

📊 Excel-এ প্রথম সারিতে কলামের নামসহ প্রাপকের তালিকা তৈরি
📄 Mailings → Start Mail Merge → Letters
📂 Select Recipients → Use an Existing List
🏷️ Insert Merge Field দিয়ে «Name», «Roll» বসানো
👁️ Preview Results দিয়ে একে একে যাচাই
🖨️ Finish & Merge → Edit Individual Documents বা Print

MS Word-এ বাছাই করা অনুচ্ছেদকে দুই পাশেই সমান কিনারায় (Justify) সাজানোর শর্টকাট কোনটি?

Ctrl+E
Ctrl+J
Ctrl+L
Ctrl+R

একটি রিপোর্টে প্রতিটি অধ্যায় নতুন পাতা থেকে শুরু করতে হবে, আর পরে লেখা যোগ করলেও তা যেন না ভাঙে। সবচেয়ে ভালো উপায় কোনটি?

পাতা শেষ না হওয়া পর্যন্ত বারবার Enter চাপা
প্রতিটি অধ্যায় আলাদা ফাইলে লেখা
প্রতিটি অধ্যায়ের আগে Page Break (Ctrl+Enter) দেওয়া
Line spacing বাড়িয়ে 3.0 করা

Microsoft Word-এ স্বয়ংক্রিয় সূচিপত্র (Table of Contents) তৈরি করতে শিরোনামগুলোতে আগে কী থাকতে হয়?

Heading 1, Heading 2-এর মতো Heading style
Bold আর ১৬ point ফন্ট
Underline
প্রতিটি শিরোনামে একটি footnote

একটি প্রতিষ্ঠান Excel-এ থাকা ২০০ জন কর্মীর তালিকা থেকে প্রত্যেকের নাম-পদবিসহ আলাদা নিয়োগপত্র বানাতে চায়। Word-এর কোন সুবিধা এই কাজের জন্য?

Track Changes
Find and Replace
Section Break
Mail merge

SutonnyMJ ফন্টে লেখা একটি বাংলা Word ফাইল অন্য কম্পিউটারে খুললে “Avwg evsjvq” ধরনের লেখা দেখা যাচ্ছে। এর মূল কারণ কী?

ফাইলটি ভাইরাসে নষ্ট হয়ে গেছে
লেখাটি ANSI পদ্ধতিতে, আর সেই কম্পিউটারে SutonnyMJ ফন্ট নেই
কম্পিউটারের Word-এর সংস্করণ পুরোনো
কাগজের মাপ A4-এর বদলে Letter

Google Docs-এ সহপাঠীর লেখায় পরিবর্তনের প্রস্তাব দিতে চান, কিন্তু চান লেখক নিজে প্রতিটি পরিবর্তন মেনে নেবেন বা বাতিল করবেন। কোন মোড ব্যবহার করবেন?

Editing
Viewing
Suggesting
Print layout

শব্দকোষ

লেখার মধ্যে ডটেড দাগ দেওয়া শব্দে মাউস রাখুন বা চাপুন — অর্থ দেখাবে। এই পর্বের সব নতুন শব্দ এখানে একসাথে:

মনে রাখুন

ওয়ার্ড প্রসেসর বিষয়বস্তু আর চেহারা আলাদা রাখে — স্পেস আর Enter নয়, Style, Heading, Page Break দিয়ে সাজান।
অক্ষরের ফরম্যাটিং লাগে বাছাই করা লেখায়, অনুচ্ছেদের ফরম্যাটিং পুরো অনুচ্ছেদে; ¶ চালু করে লুকানো চিহ্ন দেখুন।
Heading থাকলে Navigation Pane আর স্বয়ংক্রিয় সূচিপত্র মেলে — জমার আগে Update Table.
Mail merge = মূল ডকুমেন্ট + তালিকা + merge field + Preview + Finish; দলীয় কাজে Track Changes বা Suggesting.
বাংলা Unicode-এ, কাগজ A4, জমা PDF-এ; AI-এর খসড়া নিজে যাচাই করুন, ব্যক্তিগত তথ্য কখনো দেবেন না।

পরের পর্বে: Word-এর টেবিলে যোগফল করতে গিয়ে আটকে গেছেন? হিসাবের কাজের আসল জায়গা স্প্রেডশিট। Excel আর Google Sheets-এ সেল, সূত্র আর ফাংশন — বাজারের হিসাব থেকে ফলাফলের শিট পর্যন্ত।